Электронная транспортная накладная (ЭТрН) применяется с 2022 года добровольно, а с 1 сентября 2026 года становится обязательной для большинства перевозок.

В этой статье Точка Банк подробно объясняет, когда именно обязательна ЭТрН, в каких случаях накладную оформляют на бумаге, что меняется для перевозок алкоголя и чем грозит использование бумажной транспортной накладной после 1 сентября 2026 года.

Обязанность оформлять транспортную накладную в электронном виде с 1 сентября 2026 года установлена Федеральным законом от 07.06.2025 №140-ФЗ. 

Компания, которая везёт собственный груз на своей машине, накладную не составляет, но если груз везёт сторонний перевозчик, накладная нужна, а с 1 сентября 2026 года она составляется только в электронном виде, за исключением редких случаев, приведённых в приказе Минтранса от 01.06.2026 №262.

Вместе с ЭТрН в электронный формат переходят заказ-заявка на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные и авиационные грузовые накладные. Путевой лист не входит в перечень документов, которые обязательно оформляются в электронном виде, за исключением перевозки алкоголя.

Обмен идёт через оператора ИС ЭПД, например через Точка Банк, с передачей сведений в ГИС ЭПД.

Переход с бумажной версии транспортной накладной на электронную закреплён Федеральным законом от 07.06.2025 №140-ФЗ.

С 1 сентября 2022 года компании вправе применять ЭТрН добровольно, но с 1 сентября 2026 года электронный формат становится обязательным для большинства грузоперевозок.

23 июня 2026 года на совещании Минтранс подтвердил, что дата обязательного оформления в электронном виде не переносится, но предложил смягчить наказание в переходный период.

19 июля 2026 года президент России поручил МВД и Ространснадзору до 1 сентября 2026 года принять решения, предусматривающие до 1 марта 2027 года устное замечание при предъявлении бумажных перевозочных документов вместо электронных.

Важно: обязанность оформлять накладную в электронном виде по-прежнему действует с 1 сентября 2026 года, именно с этой даты бумажный документ перестаёт соответствовать требованиям закона – в том числе когда им подтверждают расходы на перевозку.

Обязанность привязана не к грузу и не к размеру автопарка, а к договору. Согласно ст. 8 Устава автомобильного транспорта, транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза и составляется грузоотправителем, если договором не предусмотрено иное.

В большинстве случаев если есть договор перевозки, нужна накладная. Требование одинаково для компании с сотней машин и для ИП с одной газелью. Но накладная нужна не во всех ситуациях.

Оформлять электронные транспортные накладные можно через Транспортный ЭДО от Точка Банка.

Перечень исключений закрытый, его установил приказ Минтранса от 01.06.2026 №262 — он действует с 1 сентября 2026 года до 1 сентября 2032 года. Бумажная накладная, заказ и заявка допускаются в следующих случаях:

1. Перевозка грузов военного назначения, если грузоотправителем или грузополучателем выступает Минобороны.

2. Грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юрлицо, сведений о филиале или представительстве которого нет в реестре аккредитованных.

3. Каботажные перевозки, которые выполняют перевозчики, зарегистрированные в других странах ЕАЭС.

4. Перевозка для физического лица — для личных, семейных, домашних или иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.

5. Сбой программно-аппаратных комплексов участника обмена или оператора ИС ЭПД, зафиксированный государственной системой обнаружения компьютерных атак.

6. Отсутствие доступа в интернет, в том числе в населённых пунктах из перечня, утверждённого распоряжением Правительства РФ от 10.07.2025 №1855-р.

7. Грузоотправитель и грузополучатель одно лицо.

8. Перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.

Для экспедиторских документов действует отдельный приказ Минтранса от 03.04.2026 №115 с шестью основаниями, включая услуги при перевозках для нужд обороны, безопасности государства и правопорядка.

Важно: отсутствие договора с оператором ИС ЭПД, неготовность контрагента или отсутствие электронных подписей в перечень исключений не входят и не дают права оформить накладную на бумаге.

Порядок подтверждения легальности алкоголя установлен постановлением Правительства РФ от 28.11.2025 №1944. С 1 марта 2026 года для спирта, крепкого алкоголя и вина это заявка о фиксации сведений в ЕГАИС, а для маркируемых пива, пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции — УПД в системе «Честный ЗНАК».

С 1 сентября 2026 года при автомобильной перевозке маркируемой продукции УПД применяется вместе с электронным перевозочным документом. В этом случае возможен выбор: если груз везёт сторонний перевозчик, оформляется ЭТрН, если продукцию доставляют собственным транспортом — электронный путевой лист. 

Важно: путевой лист можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде, обязательный электронный формат с 1 сентября обязателен только для перевозки алкоголя. 

Федеральный закон №140-ФЗ регулирует только перевозки по территории России. При международной перевозке применяется накладная CMR, но на внутрироссийском отрезке действует общий порядок. 

Бумажная транспортная накладная допускается, в частности, если грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юрлицо, не включённое в реестр аккредитованных филиалов и представительств. Отдельно исключение предусмотрено для каботажных перевозок перевозчиками из государств ЕАЭС.

С 1 марта 2026 года транспортно-экспедиционные услуги вправе оказывать только компании и ИП из реестра на платформе «ГосЛог». Действующим экспедиторам на подачу уведомления отводилось время до 30 апреля 2026 года.

С 1 сентября 2026 года все экспедиторские документы оформляются только в электронном формате, кроме случаев, перечисленных в приказе Минтранса России от 03.04.2026 №115.

Налоговые последствия за отсутствие ЭТрН могут быть ощутимей для бизнеса, чем штраф на дороге. 

Согласно ст. 252 НК РФ, расходы уменьшают налог на прибыль, только если подтверждены документами, оформленными по закону. С 1 сентября закон требует электронную форму, поэтому бумажная накладная может стать поводом для претензий налоговой инспекции.

В случае отсутствия ЭТрН выше риск столкнуться с проблемами:

1. Непризнание налоговым органом расходов в целях налога на прибыль и УСН — если накладной нет или в ней ошибки в данных о грузе, маршруте или сторонах перевозки, инспекция вправе не признать затраты на доставку. Это касается налога на прибыль, а на упрощёнке — объекта «Доходы минус расходы».

2. Отказ в вычете НДС — без корректной накладной у инспекции появляются сомнения в самом факте перевозки.

В итоге по результатам проверки доначисляют налог, пени за весь период просрочки и штраф по ст. 122 НК РФ, который составляет 20% от неуплаченной суммы, а при доказанном умысле 40%.

Дополнительный риск связан с истребованием документов при проверке. Документ не в той форме, которую требует закон, инспекция может расценить как непредставленный, что влечёт за собой штраф в размере 200 ₽ за каждый документ по п. 1 ст. 126 НК РФ и от 300 до 500 ₽ на должностное лицо по ст. 15.6 КоАП РФ.

Важно: налоговые последствия наступают у того, кто заявил расходы и вычет, а это чаще грузоотправитель и заказчик перевозки, а не перевозчик. Поэтому крупные грузовладельцы требуют электронные документы от подрядчиков.

Порядок действий одинаков для всех участников перевозки:

1. Определить роли компании в перевозках и необходимые для перевозки документы.

2. Если для перевозок требуются транспортные накладные, выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса и заключить договор, например с Точка Банком.

3. Выпустить электронные подписи и машиночитаемые доверенности на сотрудников, которые подписывают титулы.

4. Согласовать обмен с контрагентами и проверить роуминг между операторами ИС ЭПД.

5. Провести пробные перевозки по своим сценариям.

Подключиться к обмену электронными перевозочными документами можно через Транспортный ЭДО от Точка Банка.

В этом случае оформить ЭТрН не получится, так как документ состоит из титулов нескольких сторон. Условие об обмене ЭПД стоит закрепить в договоре. Но подключаться к одному оператору ИС ЭПД  не обязательно — между операторами работает роуминг.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFGecoVB