До обязательного перехода на электронные перевозочные документы — транспортные накладные, заказы, заявки, экспедиторские документы — осталось две недели. Основание — Федеральный закон № 140-ФЗ, который вводит обязанность оформлять ЭПД с 1 сентября 2026 года.

Минтранс опубликовал итоги совещания с ФНС, Минцифры, операторами ИС ЭПД и отраслевыми ассоциациями (официальный сайт Минтранса). Разбираем практические выводы — что делать в нестандартных ситуациях и что проверить до дедлайна.

Самый частый страх перевозчика — «в поле нет сети, QR-код не формируется, меня развернут на посту». Минтранс разъяснил:

• При нестабильном подключении документы формируются и хранятся у оператора ИС ЭПД, а в ГИС ЭПД передаются после восстановления связи.

• Если QR-код не сформировался, перевозочный процесс не останавливается. Водитель предъявляет визуализацию документа на экране устройства или распечатанную копию.

Вместе с тем важно понимать: это не универсальный «иммунитет от штрафов». При сбое связи перевозочный процесс не должен останавливаться, но действовать нужно по инструкции вашего оператора ИС ЭПД и фиксировать технический сбой. Бумажный документ допустим только в случаях, прямо предусмотренных правилами Минтранса.

• Документооборот продолжается по текущей ЭТрН. Менять накладную из-за сломавшейся машины или замены водителя не требуется.

• Если произошла частичная выгрузка — на выданную часть груза оформляется новая ЭТрН.

• При перевозке сборных грузов замену водителя или ТС в пути перевозчик фиксирует через титул Т8.

1. Выдача груза на СВХ = завершение перевозки. Текущую ЭТрН закрываем.

2. Дальнейшая доставка со склада конечному потребителю — новая перевозка по новому договору. Оформляем новую ЭТрН.

Не пытайтесь «протянуть» одну накладную через склад — это разные договоры перевозки и разные документы.

Приёмка и выдача осуществляются по количеству грузовых мест, масса определяется грузоотправителем в присутствии перевозчика. Если выявлены расхождения по массе или количеству:

• Грузополучатель фиксирует их актами.

• Расхождения отражаются в соответствующем титуле ЭТрН.

Не оставляйте расхождения «на словах». Без акта и записи в накладной подтвердить свою позицию в споре будет крайне затруднительно.

Здесь важно не обобщать. Разъяснение касается автомобильных перевозок:

• Груз пересёк границу РФ и перегружается на территории России для дальнейшей доставки по РФ — применяются российские правила и ЭТрН.

• Конечная точка выгрузки за пределами РФ и перевозка осуществляется автотранспортом — оформляется CMR-накладная (международная дорожная перевозка).

Для авиа- и железнодорожной международной доставки действуют иные транспортные документы. Не подменяйте CMR внутреннюю ЭТрН и наоборот.

Минтранс отдельно подчеркнул: экспедиторская расписка не заменяет ЭТрН, и наоборот. У них разное назначение:

При этом потребность в каждом конкретном документе зависит от реальной договорной цепочки и от того, кто именно выступает перевозчиком. Минтранс подчёркивает: решает содержание договора и документов, а не «вывеска» участника. Если в цепочке есть экспедитор — проверьте, какие роли прописаны в договорах и какие документы требуются в каждом звене.

Договор на регулярные перевозки с заранее определёнными грузополучателями и графиком доставки квалифицируется как договор об организации перевозки груза. Для него требуется заявка.

⚠️ С 1 сентября 2026 года все заказы и заявки оформляются в электронном виде, если случай не попадает в исключения.

Закон предусматривает случаи, когда ЭПД можно не оформлять. Перечень утверждён Минтрансом и может дополняться, поэтому перед 1 сентября сверьтесь с актуальной редакцией на сайте ведомства (разъяснения Минтранса). Среди названных случаев:

• работа с отдельными иностранными контрагентами;

• перевозка специальных грузов;

• ситуации ЧС;

• технические сбои, не зависящие от участника перевозки.

Не перечисляю исчерпывающе — перечень меняется. Проверяйте первоисточник.

Вместо теоретических рассуждений — конкретные пункты, без которых электронный процесс просто встанет на первом титуле:

☐ КЭП и МЧД. У руководителя есть квалифицированная электронная подпись. У сотрудников, которые подписывают документы от имени компании, оформлены машиночитаемые доверенности. Без этого первый титул не подпишете.
☐ Оператор ИС ЭПД выбран. Договор заключён, доступ к личному кабинету получен, тариф понятен.
☐ Тестовый обмен с контрагентами. Прогнали хотя бы одну тестовую накладную с основными партнёрами. Убедились, что и отправитель, и получатель видят документ корректно.
☐ Инструкция для водителя. Что делать при сбое связи, как предъявить визуализацию документа, куда звонить. Водитель не должен решать это на трассе сам.
☐ Роли в договорах прописаны. Перевозчик, экспедитор, грузоотправитель — кто есть кто. От этого зависит, какой документ и кто оформляет.

Переход на обязательные ЭПД меняет логику подтверждения расходов на перевозку для целей налога на прибыль и вычетов по НДС. Несколько практических наблюдений:

1. Ревизия договоров. Проверьте соглашения с перевозчиками и экспедиторами. Убедитесь, что в них прописан порядок работы с электронными документами и заявками. Если у вас «регулярка» на бумажных заявках — после 1 сентября это нарушение.

2. Не смешивайте документы. Экспедиторская расписка и ЭТрН — разные документы с разной функцией. Но вопрос «нужны ли оба» решается не формально, а по содержанию конкретной договорной цепочки.

3. Ошибка в ЭТрН — риск, но не приговор. Отсутствие или неточность в электронной накладной создаёт вопросы при проверке. Однако ФНС оценивает реальность перевозки и весь комплект первичных документов по конкретным обстоятельствам. Это подтверждено по итогам встречи Минтранса с налоговой службой. Тем не менее доводить до спора с инспекцией не стоит — дешевле оформить документ правильно с первого раза.

4. Фиксируйте нестандартные ситуации. Сбой связи, поломка, частичная выгрузка, расхождения при приёмке — всё это требует документального следа: акта, записи в титуле, титула Т8. Без фиксации ваша позиция в потенциальном споре слабеет.

Обязательные ЭПД с 1 сентября 2026 года — не «ещё одна цифровизация», а смена базового инструмента, которым бизнес подтверждает перевозку перед контрагентом и перед налоговой. Утром 1 сентября у вас должен быть работающий оператор, подписанные КЭП и МЧД, протестированный обмен с партнёрами и чёткая инструкция для каждого участника процесса — от логиста до водителя. Всё остальное — детали, которые Минтранс, к счастью, уже разъяснил.

Евгений Сивков, налоговый консультант
Специально для «Клерка»