Требование перехода закрепил Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ — внес изменения в закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и связанные нормативные акты. 

Помимо транспортных накладных в электронный формат по умолчанию переходят:

• заказы-заявки на перевозку;

• экспедиторские документы; 

• грузовые накладные железнодорожного транспорта; 

• грузовые накладные воздушного транспорта.

Обязанность работать с ЭТрН распространяется на четырех участников цепочки перевозки. Каждый из них выполняет свою роль в оформлении документа и подписывает соответствующий раздел (титул) своей электронной подписью:

• Грузоотправитель — формирует накладную, заполняет данные о грузе, транспортном средстве, водителе и маршруте.

• Перевозчик — подтверждает прием груза, фиксирует его состояние при погрузке, а после доставки — факт выдачи получателю.

• Грузополучатель — принимает груз и фиксирует расхождения или повреждения при выгрузке.

• Экспедитор (при наличии) — участвует в оформлении экспедиторских документов — поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка. Они тоже переходят в электронный вид.

Список исключений устанавливает Минтранс России. К ситуациям, где сохраняется бумажный формат, относятся: 

• перевозки, где стороной выступает Минобороны РФ; 

• перевозки с участием иностранного лица, не включенного в государственный реестр аккредитованных представительств; 

• каботажные перевозки иностранных перевозчиков из ЕАЭС; 

• перевозки для личных нужд граждан, не связанные с предпринимательством;

• отсутствие технической возможности передать документы в ГИС из-за сбоя или отсутствия интернета; 

• перевозка, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо; 

• перевозка драгоценных металлов и камней. 

Дополнительно упоминаются перевозки сельхозпродукции, сырья и грузов при чрезвычайных ситуациях — но перечень таких случаев пока находится в разработке Минтранса.

ЭТрН — это не единый файл с одной подписью, а набор разделов (титулов), которые последовательно заполняют и подписывают разные участники перевозки на разных этапах рейса. Все титулы объединены единым уникальным идентификатором (УИД), который формируется в ГИС ЭПД.

Помимо четырех обязательных, существуют опциональные титулы Т5–Т8 (в отдельных источниках есть информация о разработке и внедрения титула Т9), которые применяют при особых обстоятельствах: 

• Т5 и Т6 — в них фиксируют и подтверждают стоимость перевозки и позволяют использовать ЭТрН как первичный учетный документ вместо актов и счетов-фактур; 

• Т7 — в нем оформляют переадресацию груза по инициативе отправителя; 

• Т8 — в нем оформляют фактическую переадресовку перевозчиком; 

• дополнительный титул (Т9 или другую форму) могут применить при замене водителя или транспортного средства в пути — эстафетная перевозка. 

Порядок подписания строго последовательный — от Т1 к Т4, документ считают завершенным только после подписания всех обязательных титулов.

Поможем организовать переход на ЭТрН и приведем в порядок документы

Проверим «первичку», выявим ошибки в документообороте и отчетности, поможем их исправить или возьмем участок учета на себя полностью

Оставьте заявку, мы свяжемся с вами

Оператора нужно выбирать из официального реестра, опубликованного на сайте Минтранса России в разделе «Деятельность / ГИС ЭПД / Реестр операторов ИС ЭПД». 

Важный нюанс: оператор электронного документооборота, с которым компания уже работает для счетов-фактур, например для ЭДО первичных документов — не то же самое, что оператор ИС ЭПД для ЭТрН. Нужно отдельно уточнить, что выбранный оператор аккредитован именно для работы с электронными перевозочными документами. 

После заключения договора и регистрации оператор выдает компании уникальный идентификационный номер (FNS ID) в системе ГИС ЭПД — «адрес», по которому контрагенты будут направлять документы. 

Руководителю компании и сотрудникам, которые будут подписывать ЭТрН (бухгалтерам, логистам, диспетчерам, кладовщикам), нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП), полученная в аккредитованном удостоверяющем центре. 

Если документ подписывает не руководитель, а уполномоченный сотрудник, к КЭП обязательно нужна машиночитаемая доверенность (МЧД), подтверждающая его полномочия. 

Водителям для подписания титулов Т2 хватит простой электронной подписи (ПЭП) в мобильном приложении «Госключ» — для этого нужна подтвержденная учетная запись на Госуслугах и МЧД, оформленная компанией на водителя.

Большинству компаний на «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 не нужно покупать отдельную программу — функционал ЭТрН встроен, но требует настройки. Порядок действий в 1С:

1. Обновите конфигурацию до актуальной версии, поддерживающей формат ЭПД.

2. В разделе «Администрирование» → «Настройка параметров учета» включите функциональность «Электронные перевозочные документы».

3. Заполните регистрационные данные организации: ИНН, КПП, идентификатор участника ГИС ЭПД — обычно через справочник «Организации».

4. В разделе «Электронные документы» настройте учетную запись оператора: логин, пароль, сертификат ключа подписи, расписание автоматического обмена.

5. Проверьте сроки действия сертификатов КЭП сотрудников — их истечение парализует обмен документами.

6. Создайте документ ЭТрН из реализации или заказа перевозчику — система автоматически подтянет часть данных из исходного документа.

7. Проверьте и дозаполните обязательные реквизиты (данные о грузе, ТС, водителе), если справочники неполные.

8. Отправьте несколько тестовых накладных на небольшие реальные отгрузки и проверьте статусы: получение, подписание, ошибки в журнале ЭТрН.

Существует три технических варианта интеграции с оператором: 

• встроенный обмен 1С с оператором — настройка реквизитов в интерфейсе программы;

• подключение через API оператора — для нестандартных ERP/TMS-систем силами разработчика; 

• через сторонние платформы интеграции. 

Если оператор поддерживает роуминг с оператором контрагента, достаточно найти партнера по ИНН в личном кабинете и отправить приглашение к обмену. После подтверждения статус обновится до «активен» — можно отправлять первый документ.

Грузоотправителю нужно получить от перевозчика данные его FNS ID и оператора (обычно через «лист опроса контрагента»), чтобы система знала, куда направлять документы. Рекомендуем подписать с партнерами дополнительные соглашения о переходе на электронный документооборот в части транспортных документов.

Административная ответственность за отсутствие ЭТрН уже введена Федеральным законом от 31.07.2025 № 281-ФЗ, который дополнил статью 11.14.3 КоАП РФ частями 3–10. С 1 сентября 2026 года отсутствие электронной накладной будет официально приравниваться к перевозке груза без сопроводительных документов.

Штраф начисляется за каждый рейс отдельно: у компании с парком из 10 машин без ЭТрН при проверке итоговая сумма штрафов за один день может достигать 1–3 млн рублей. 

Отдельные составы нарушений предусмотрены и для экспедиторов: например, за непроверку документов клиента должностному лицу грозит 20 000–30 000 рублей, юрлицу — 50 000–100 000 рублей, а за несохранение или непредставление информации органам — штраф в размере 0,1–0,3% годовой выручки. 

Помимо штрафов, налоговые инспекторы вправе снять расходы на перевозку, если она не подтверждена электронным документом.

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: 2W5zFHqN8k1