Самое главное:

• С 1 сентября 2026 года — электронные перевозочные документы (ЭТрН, ЭЗЗ, ЭПЛ, экспедиторские) обязательны для всех грузоперевозок. Бумага — в исключительных случаях.

• По новым правилам будут работать грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, экспедиторы.

• Переходный период на дорогах до 1 марта 2027 года: вместо штрафа — устное замечание. Но налоговые риски остаются.

• Техника: работа через аккредитованного оператора ИС ЭПД. Водитель подписывает с помощью ПЭП через мобильное приложение, сотрудники — УКЭП + МЧД.

С 1 сентября 2026 года применение электронных перевозочных документов становится обязательным. Правила заданы двумя законами:

• 140-ФЗ от 07.06.2025 — расширил перечень электронных документов и ввел реестр экспедиторов;

• 520-ФЗ от 29.12.2025 — с 1 марта 2027 года вводит реестр перевозчиков.

Новые правила работают для сегмента B2B. В цепочку обязательного электронного обмена документами входят грузоотправители, грузополучатели, перевозчики и экспедиторы. Новые правила касаются также компаний, которые продают товар и нанимают транспортную организацию для доставки. Если бизнес сам доставляет товары покупателям-юридическим лицам, он тоже обязан использовать новые форматы.

В электронном виде оформляются документы (за исключением разрешенных Минтрансом исключений):

• электронная транспортная накладная (ЭТрН) — подтверждает факт перевозки, служит основанием для расходов и вычета НДС;

• электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) — фиксирует договоренности до рейса: маршрут, ставку, сроки;

• экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.

Путевой лист в обязательный электронный перечень не входит. Его можно оформлять на бумаге. Исключение — перевозка маркируемой алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для таких грузов с 1 сентября 2026 года обязательны электронная транспортная накладная или электронный путевой лист. Для крепкого алкоголя правила общие: накладная электронная, путевой лист может быть бумажным.

Закон позволяет использовать бумажные документы в ряде случаев. Подробный перечень утвердил Минтранс (приказ от 01.06.2026 № 262). Привели в таблице некоторые случаи с примерами:

В перечисленных случаях транспортная накладная пока оформляется на бумаге без электронного варианта. Минтранс планирует дать участникам право выбора.

Примечание для тех, кто доставляет товар самостоятельно. Перемещение собственного груза своим транспортом без договора перевозки транспортной услугой не считается. Транспортная накладная не нужна. То же касается доставки на арендованных машинах: договор аренды договором перевозки не считается. Но если в счете-фактуре стоимость доставки выделена отдельной строкой, налоговая инспекция может признать это транспортной услугой. Тогда потребуется электронная накладная. Налоговая оценивает суть сделки, а не название договора.

Государство создало единую базу данных — государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Напрямую отправлять туда файлы нельзя. Система закрыта для прямого доступа бизнеса.

Работать с ГИС ЭПД можно только через посредников — операторов информационных систем (ИС ЭПД). Это частные компании, которые получили аккредитацию Минтранса. Компания заключает соглашение с оператором и работает в его личном кабинете или интегрированной системе. Оператор передает данные в государственную базу.

Выбор оператора — ответственный шаг. На рынке сейчас аккредитовано около десятка компаний. При выборе смотрят не только на стоимость тарифа:

• Проверяют оператора в реестре Минтранса.

• Изучают в перечне ФНС, с кем у оператора настроен роуминг. Большинство участников рынка уже обмениваются данными, но полагаться на это по умолчанию нельзя.

• Уточняют наличие мобильного приложения для водителей и круглосуточной технической поддержки.

Отдельно стоит платформа ГосЛог. Это единая точка сбора данных о логистическом рынке. На ней ведутся два реестра:

• реестр экспедиторов — обязателен для всех экспедиторов с 1 марта 2026 года;

• реестр перевозчиков — с 1 марта 2027 года обязателен для тех, кто возит грузы транспортом свыше 3,5 тонны.

Для работы с ЭПД потребуются электронные подписи: 

ГИС ЭПД генерирует QR-код на каждую поездку. Код появляется после того, как грузоотправитель сформировал документ и подписал свой титул, а перевозчик — подтвердил принятие груза (подписал свой титул). Водитель показывает код инспектору ГИБДД или Ространснадзора. Инспектор сканирует код и видит всю цепочку документа из государственной базы. Важные детали:

• Приложение кэширует данные — если водитель открыл документ до выезда, в дороге динамический QR-код будет доступен даже без интернета. ГИС ЭПД включена в «белый список» интернет-сервисов — система доступна даже при ограничениях мобильного интернета.

• При замене машины или водителя в пути новую транспортную накладную не создают — изменение отражается в текущем документе, формируется новый QR-код.

Переходный период работает не для всех: 

• Государство делает поблажку только для проверок на дорогах. До 1 марта 2027 года инспектор ГИБДД, обнаружив у водителя бумажную накладную вместо электронной, ограничится устным предупреждением. Но это касается только водителей на трассе. 

• Налоговый контроль остается строгим. Если бумага оформлена в случае, когда обязателен электронный формат, налоговая инспекция может не признать документ. Последствие — отказ в расходах на перевозку и вычете налога на добавленную стоимость (НДС).

Электронная транспортная накладная — это не один файл, а цепочка разделов (титулов). Каждый участник заполняет и подписывает строго свой раздел.

Титул Т1 — формирует грузоотправитель. Он вносит данные об участниках, машине, грузе и условиях. Грузоотправитель подписывает титул при передаче груза. Важно помнить — если склад физической отгрузки принадлежит не вам, а, например, логистическому комплексу, то в Т1 необходимо разделять понятия «Грузоотправитель» (кто продает или владеет) и «Лицо, осуществившее погрузку» (фактический склад).

Два нестандартных случая: 

• Самовывоз наемным перевозчиком. Отправитель и получатель — одно лицо, поэтому бумага разрешена. Но если стороны выбирают электронный формат, покупатель подписывает титул Т1 как отправитель и титул Т3 как получатель. 

• Отгрузка со склада хранителя. Титул Т1 оформляет сотрудник склада по доверенности от владельца груза. Заранее обеспечьте склады формами доверенностей. Без них отгрузка не состоится.

Титул Т2 — подписывает перевозчик (или водитель). Он подтверждает принятие груза и его состояние. Водитель подписывает титул с помощью ПЭП через мобильное приложение оператора, привязанной к его подтвержденной учетной записи на «Госуслугах». МЧД требуется только в двух случаях: если водитель использует усиленную подпись (УКЭП или УНЭП) как представитель компании, или если титул Т2 за него подписывает диспетчер или менеджер перевозчика со своего рабочего места.

• Титул Т3 — заполняет грузополучатель. Он фиксирует время прибытия машины и фактическое состояние принятого груза.

• Титул Т4 — подписывает перевозчик при выдаче груза. Он закрывает рейс.

Закон предусматривает дополнительные титулы для внештатных ситуаций:

• Т7 и Т9 — оформление переадресовки груза в пути.

• Т8 — фиксация поломки машины или смены водителя (новая накладная при этом не создается).

• Т5 и Т6 — расчет стоимости услуг. Эти титулы нужны, если стороны договорились использовать ЭТрН как первичный бухгалтерский документ (акт оказанных услуг). Перевозчик указывает стоимость (Т5), отправитель подтверждает (Т6). Главный плюс — Т5 и Т6 можно оформить не прямо на выгрузке, а позже, в течение нескольких дней после завершения рейса, когда бухгалтерия проверит все путевые листы и итоговый километраж.

Для каждого документа в ГИС ЭПД формируется уникальный идентификатор (УИД). Он связывает все титулы воедино. QR-код для водителя генерируется только после того, как грузоотправитель подпишет Т1, а перевозчик — Т2. Важный нюанс: если в пути сменился водитель или машина (без смены перевозчика), новая накладная не нужна. Система обновит данные и сформирует новый QR-код.

Времени на масштабные цифровые проекты нет. Оставшиеся дни августа тратят на аварийную подготовку.

• Аудит контрагентов и роуминга. 

Разошлите письма ключевым партнерам. Узнайте их ID в системах электронного документооборота (ЭДО) и уточните, через какого оператора они работают. Проверьте наличие роуминга между вашими операторами.

• Ревизия договоров. 

Внесите дополнительные соглашения. Пропишите обязанность использовать ЭПД. Зафиксируйте порядок действий при сбоях и спорах на рампе (право на составление бумажного акта расхождений).

• Проверка экспедиторов в ГосЛоге. 

ФНС видит реестр в реальном времени. Работа с экспедитором, которого нет в реестре, — это доказательство неосмотрительности (ст. 54.1 НК). Итог — снятие расходов и отказ в вычете НДС. Добавьте в договоры условие: экспедитор гарантирует наличие в реестре, иначе компания вправе расторгнуть контракт.

• Подготовка водителей. 

Проверьте, у всех ли подтверждены учетные записи на «Госуслугах». Без этого водители не получат простую электронную подпись (ПЭП) в приложении.

• Технический минимум. 

Выпустите МЧД для логистов. Проведите тестовый рейс — прогоните документ по всем титулам от Т1 до Т4.

• Наведите порядок в справочниках. 

Оператор проводит форматно-логический контроль. Если адрес склада в базе написан иначе, чем в федеральном адресном реестре (ФИАС), система отклонит титул Т1. До 1 сентября приведите адреса погрузки и выгрузки к кодам ФИАС, удалите дубликаты паспортов и прав водителей, закройте ручной ввод адресов — оставьте только выбор из классификатора. Проверьте версии учетных программ. Настройте коннектор с оператором, чтобы документы уходили в ГИС ЭПД автоматически.

• Назначение ответственного. 

Определите сотрудника, который будет общаться с техподдержкой оператора, отзывать подписи уволенных водителей и решать проблемы с зависшими титулами. Важно: это отдельная роль, а не дополнительная нагрузка на рядового бухгалтера. Администратор транспортного ЭДО работает на стыке IT, бухгалтерии и логистики. Он читает XML-ошибки от оператора, знает регламенты Минтранса и решает спорные вопросы с контрагентами. Передача этих функций обычному бухгалтеру приведет к коллапсу первичного учета в первые недели сентября.

Получите готовый шаблон акта к договору оказания услуг

Документ подготовлен юристами. Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:

Переход на электронные перевозочные документы — это не просто смена формата файлов. Это фундаментальная перестройка логистического рынка. Государство закрывает пробелы, через которые годами уходили серые схемы и перемещались запрещенные грузы.

Попытка проигнорировать новые правила или пустить процесс на самотек приведет к остановкам машин на погрузках, миллионным штрафам и потере деловой репутации. Остаток августа — время для аварийной подготовки:

1. Провести аудит контрагентов и настроить роуминг между операторами ЭДО.

2. Выпустить машиночитаемые доверенности и проверить статус экспедиторов в «ГосЛоге».

3. Прописать в договорах алгоритмы действий при сбоях связи и спорах на рампе.

4. Обучить водителей работе с мобильными приложениями и простыми электронными подписями.

Когда закон вводит новые правила, бухгалтерии приходится быстро перестраивать учет. Чтобы не разбираться во всех нюансах самостоятельно, передайте учет специалистам. «Ависто» берет бухгалтерию на себя. Персональный бухгалтер ведет документы, рассчитывает налоги, готовит отчетность и помогает разобраться со сложными вопросами учета. 

Читайте также:

• Как учесть обеспечительный платеж по СПОТ на УСН в 2026-2027 году.

• Как заполнить декларацию по косвенным налогам в 2026 году: новая форма с июля, правила, образец.

• Новые правила снижения налоговых штрафов для бизнеса с 1 сентября 2026 года.

Реклама: ООО «Ависто», ИНН 7727621074, erid: 2W5zFHXJqtm