С 1 сентября 2026 года бумажная товарно-транспортная накладная (ТТН) практически уйдет в прошлое. Электронные перевозочные документы становятся обязательными для большинства участников грузоперевозок. Эксперты IBS рассказали, что меняется, какие риски появляются и как бизнесу успеть подготовить ИТ-системы.

С 2020 года отдельные компании тестировали обмен электронными документами в рамках пилотного проекта Минтранса. С сентября 2022-го электронная транспортная накладная (ЭТрН) стала добровольной опцией, которая помогала ускорить и удешевить документооборот. С сентября 2026-го бумажная ТТН перестает быть основным юридически значимым документом.

Ключевые изменения:

• Обмен данными между участниками цепочки (грузоотправитель — перевозчик — грузополучатель и др.) идет через операторов электронных перевозочных документов (ЭПД) и единую государственную информационную систему (ГИС ЭПД).
• Подписание — исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Хранение электронных документов — три — пять лет в зависимости от ситуации.

Сама ЭТрН включает минимум четыре независимых файла (титула):

• Т1 — формирует и подписывает грузоотправитель на этапе отгрузки;
• Т2 — перевозчик подтверждает прием груза;
• Т3 — грузополучатель фиксирует получение;
• Т4 — перевозчик/водитель завершает процесс.

Есть и дополнительные титулы на особые случаи: например, смена адреса, перевозчика, изменение стоимости.

Рынок пока реагирует неоднозначно: далеко не все активно готовятся к изменениям. Однако вариантов переждать или уклониться практически нет.

«Речь идет не о том, что появляется новая форма печатного документа. Фундаментально меняются процессы в перевозках. Неисполнение обязанностей чревато сбоями в отгрузках и поставках. Контрагенты, особенно если это большие крупные сети, просто не примут документы на бумаге. Налоговая тоже больше не будет считать „бумагу“ подтверждающим документом», — предупреждает Денис Боднар, начальник отдела эксплуатации бизнес-приложений IBS.

Хорошая новость: до 1 марта 2027 года штрафы назначаться не будут, возможны только устные предупреждения. Плохая — операционные и налоговые риски никуда не денутся, а отсутствие регистрации в ГИС ЭПД может стать триггером для дополнительных проверок. Косвенные риски — потеря юридической силы прежних документов и уход контрагентов.

Минимальный набор действий одинаков для всех:

• выбрать аккредитованного оператора ЭПД (их уже больше десяти);
• заключить договор и зарегистрироваться в ГИС ЭПД, прямого доступа участников к ней нет — только через операторов ЭПД;
• получить усиленные квалифицированные электронные подписи и машиночитаемые доверенности (МЧД);
• актуализировать договоры с партнерами, добавив возможность электронного обмена;
• узнать, через каких операторов работают контрагенты, и при необходимости настроить роуминг;
• встроить новый процесс в информационные системы компании.

В стандарте SAP решения для ЭТрН нет, однако возможны альтернативные варианты.

Можно работать вручную в личном кабинете оператора — быстро и доступно, но только если отгрузок немного (5–15 операций в день). При серьезных объемах — это путь к ошибкам и двойному учету в параллельных системах. Можно использовать собственную разработку.

«Решение учтет особенности конкретного бизнеса, но его создание потребует значительных ресурсов и времени — до нескольких месяцев, — отмечает Денис Боднар. — В итоге можно получить уникальную разработку, которую нужно будет поддерживать только для себя».

Есть и готовые продукты. Модули для ЭТрН предлагают операторы ЭПД. Такой подход обеспечивает ускоренное внедрение по сравнению с разработкой, но формирует привязку к одному оператору. Более гибкие альтернативы — комплексные продукты, например, от IBS.

Решение IBS встраивается непосредственно в SAP. Пользователи продолжают работать в привычном интерфейсе, документы рождаются из логистических цепочек и автоматически уходят операторам. Есть коннекторы к разным операторам, онлайн-мониторинг статусов и возможность перейти из электронного титула в обычный документ SAP и обратно.

На что обратить внимание при выборе или разработке любого решения:

• корректное формирование структурированных XML по форматам ФНС, включая упрощенные варианты операторов;
• полный обмен всеми основными и дополнительными титулами;
• сквозная интеграция с несколькими операторами и гибкая маршрутизация;
• онлайн-мониторинг статусов и цепочки титулов;
• связка логистических документов SAP с электронными;
• справочники транспортных средств, особенно если нет SAP TM;
• гибкость настроек под разных партнеров и маршруты.

В «1С» переход на ЭТрН обеспечивается через подсистему «Библиотека электронных документов», которая встроена в большинство типовых конфигураций.

«Самый очевидный и предпочтительный вариант — полное обновление конфигурации, — говорит руководитель группы ERP в IBS Вячеслав Кирьяков. — Если система не сильно кастомизирована, больших сложностей быть не должно, но, если доработок много или версия старая, задача становится сложной, особенно с учетом технологических окон».

В условиях дефицита времени можно обновить только подсистему «Библиотека электронных документов», а для самописных конфигураций — внедрить ее отдельно.

Есть и запасной путь — «база-мост». В этом случае используется копия продуктивной базы или отдельная конфигурация, которая обменивается данными с основной системой через механизмы интеграции. Так можно начать работать с ЭТрН уже сейчас, а полное обновление делать параллельно.

Времени осталось немного, поэтому важно как можно скорее определиться с оператором и сценарием внедрения, особенно в случае SAP или сильно доработанной «1С». Своевременная подготовка позволит не только избежать рисков, но и сохранить или даже повысить уровень автоматизации логистических процессов.

IBS предлагает пройти экспресс-анализ и оценить возможности быстрого внедрения ЭТрН в процессы компании.

Реклама ООО «ИБС Сервис», ИНН: 7735605870