• Grudzień to dla wielu firm najbardziej intensywny czas w roku. Kończenie projektów, domykanie budżetów i dopinanie ostatnich deadline’ów sprawiają, że tempo pracy rośnie z tygodnia na tydzień.
• Jednocześnie to miesiąc, w którym pracownicy z utęsknieniem wyczekują świątecznej przerwy i odpoczynku.
• Niestety część szefów nadal, nawet w czasie świąt, nie potrafi odłożyć pracy na bok. Wciąż są na posterunku: sprawdzają skrzynki mailowe i odpisują na wiadomości, wysyłają pracownikom "szybkie pytania" i umawiają się na "calle".
• W ten sposób szefowie nieświadomie dają zespołom sygnał, że urlop bez obowiązków służbowych jest luksusem, a nie normą.

Choć lista kompetencji dobrego lidera jest długa, wciąż rzadko pojawia się na niej umiejętność odpoczywania. Szefowie zamiast pozwolić sobie na przerwę, funkcjonują w trybie stałej gotowości. To prosta droga do przepracowania, spadku efektywności i budowania kultury, w której ciągła dostępność staje się niepisanym standardem.

Święta bez maili są możliwe. Oto, dlaczego liderzy psują urlop sobie i swojemu zespołowi

Dlatego warto przyjrzeć się pięciu błędnym przekonaniom liderów, które szczególnie utrudniają im pełną i niezakłóconą regenerację, zwłaszcza w okresie świątecznym.

1. "Beze mnie zespół sobie nie poradzi"

To jedno z najczęściej powtarzanych przez liderów zdań. Wydaje im się, że w każdej sprawie to oni muszą podjąć ostateczną decyzję, zatwierdzać wszystkie maile i dokumenty.

Tymczasem jeśli zespół nie potrafi funkcjonować przez kilka dni bez szefa, to świadczy to o poważniejszych problemach - z delegowaniem, zaufaniem i organizacją pracy. Krótkotrwała nieobecność lidera nie powinna paraliżować codziennych działań teamu.

2. "Muszę być zawsze dostępny"

Wielu liderów swoją nieustanną dostępność traktuje jako dowód zaangażowania. Odpowiadają na maile w święta, odbierają telefony przy wigilijnym stole. To jednak nie dowód odpowiedzialności, tylko braku granic.

- Dostępność 24/7 to nie jest liderska odpowiedzialność. To lęk przebrany za obowiązek - mówi mentorka liderów i właścicielka LeadAsU Aga Olszewska.

- Dobry lider, który ufa swoim pracownikom, potrafi zniknąć na chwilę z firmy, zostawiając zespół z jasnymi zasadami działania i poczuciem sprawczości - dodaje.

3. "Muszę mieć wszystko pod kontrolą"

To klasyczny objaw mikrozarządzania. Jeśli lider nie potrafi odpuścić kontroli nawet na czas świątecznej przerwy, to problemem nie jest nadmiar obowiązków, lecz brak zaufania zarówno do zespołu, jak i do siebie.

Ciągłe trzymanie ręki na pulsie uniemożliwia regenerację i osłabia zespół, zamiast go wzmacniać.

4. "Tylko ja wiem, co naprawdę dzieje się w firmie"

To przekonanie, które staje się silniejsze szczególnie pod koniec roku. Osoby na kierowniczych stanowiskach biorą na siebie większość obowiązków, bo uważają, że „nikt nie zrobi tego równie dobrze” i „przecież tak będzie szybciej”.

To właśnie takie myślenie sprawia, że szefowie sami nakręcają spiralę przemęczenia. Gdy większość zespołu bierze urlop, szef zostaje w biurze i samotnie boryka się z niedopiętymi projektami, bo obawia się delegowania. Tymczasem oddanie części obowiązków to nie ryzyko, lecz warunek zdrowego funkcjonowania.

5. "Odpocznę, kiedy wszystko ogarnę"

Odkładanie odpoczynku na później sprawia, że "później" nigdy nie nadchodzi, bo przecież w pracy lidera lista zadań do wykonania jest zawsze otwarta.

Umiejętność odpoczywania, pomimo niedomkniętych tematów, to dziś jedna z kluczowych kompetencji przywódczych. Bo świadomy odpoczynek to inwestycja w skuteczność, a nie lenistwo.

Świąteczna praktyka dla liderów. Jak przygotować siebie i zespół do wypoczynku?

Lider, który chce dać zespołowi prawdziwą przestrzeń na regenerację, powinien zacząć od zastanowienia się nad własnymi nawykami i jasno zakomunikować zasady pracy w czasie przerwy świątecznej. Jak to zrobić?

Minimum tydzień wcześniej warto przejść przez listę otwartych tematów i zdecydować, które zadania naprawdę muszą zostać wykonane jeszcze w tym roku, a które mogą poczekać do stycznia.

Ważne jest także omówienie zasad działania z osobami, które na czas nieobecności lidera pracują, wyznaczenie jednej osoby kontaktowej w sytuacjach kryzysowych oraz ustalenie konkretnych reguł komunikacji, by uniknąć telefonów w Wigilię.

- Kiedy pierwszy raz zapowiedziałam nowemu zespołowi, że podczas urlopu nie pracuję, nie czytam żadnych maili i nie odbieram telefonu, większość po prostu mi nie uwierzyła - mówi Aga Olszewska.

- A gdy wróciłam, nawet moja ówczesna asystentka przyznała, że codziennie zerkała, czy naprawdę nie przeglądam skrzynki mailowej. Dla zespołu to był szok i przełom. Swoją postawą nie tylko pokazałam, że można nie pracować podczas urlopu, ale również dałam ludziom przyzwolenie na odpoczynek. Skoro ja potrafiłam w 100 proc. odciąć się od obowiązków zawodowych, to tego samego mogłam oczekiwać od nich - dodaje.

Warto pamiętać, że nawet jeden mail wysłany 26 grudnia potrafi zepsuć pracownikowi pół dnia, a telefon do osoby, która przebywa na świątecznym urlopie, jest naruszeniem jej granic.

"To liderzy wyznaczają granice, a także dają przyzwolenie"

Lider, który odpoczywa, daje przykład zespołowi. To bardzo ważne, szczególnie że dane z ankiety Gi Group Holding wskazują, iż pracownicy odczuwają presję emocjonalną. Jest ona związana z brakiem jasnych oczekiwań w zakresie komunikacji po godzinach pracy oraz nieformalnymi wymaganiami ze strony przełożonych. 

89 proc. badanych akceptuje naruszanie granic prywatności przez przełożonych, zgadzając się w zależności od kontekstu lub w zamian za rekompensatę na pracę po godzinach. 10 proc. respondentów przyznało, że nie tylko wyraża zgodę, ale robi to bez zastrzeżeń, co może sugerować, że w niektórych organizacjach takie zachowanie stało się normą, a nawet oczekiwaniem ze strony przełożonych.

Z kolei 24 proc. respondentów ankiety Gi Group Holding wskazuje, że odczuwa wyrzuty sumienia lub presję, gdy nie reaguje na służbowe wiadomości po pracy.

Zachowania związane z naruszaniem czasu prywatnego pracowników rzadko wynikają z bezpośrednich poleceń - częściej są efektem braku formalnych ram, które regulowałyby dostępność po godzinach. 27 proc. ankietowanych przyznało, że zawsze rozdziela swój czas prywatny od zawodowego, a 21 proc. robi to często.

- Kultura organizacyjna opiera się nie na wewnętrznych regulaminach, ale codziennych praktykach i postawach kadry zarządzającej. Jeśli zespół regularnie otrzymuje maile czy telefony po godzinach pracy i jednocześnie towarzyszy temu nieformalne oczekiwanie szybkiej reakcji, to nawet najbardziej szczegółowe procedury tracą znaczenie. Najważniejsze są konsekwencja w działaniu i przykład, który płynie z góry. To liderzy wyznaczają granice, a także dają przyzwolenie. To ich zachowanie realnie wpływa na komfort psychiczny zespołu i motywację - dodaje Karolina Popiel, associate partner w Wyser Executive Search.

Urlop to nie luksus, ale liderski obowiązek. Każdy musi odpocząć

Urlop, zwłaszcza ten świąteczny, to czas na realny reset, który pozwala liderowi odzyskać energię, motywację, ale także nabrać dystansu i wrócić do obowiązków zawodowych z nowymi, inspirującymi pomysłami.

Jednak żeby wypoczynek był skuteczny, warto się do niego odpowiednio przygotować, postawić granice i zaufać swojemu zespołowi.

- Dobry lider to nie ten, który nawet w Wigilię zagląda do skrzynki mailowej, odpisuje na najważniejsze wiadomości i dzwoni do pracowników „na minutkę”. To osoba, która na czas swojej nieobecności ustawia autoresponder i naprawdę go respektuje, a także wyznacza swojego zastępcę i obdarza go zaufaniem - mówi Aga Olszewska.

- Taki lider odpoczywa mądrze i buduje kulturę pracy, w której zespół również ma przestrzeń na regenerację - bez wyrzutów sumienia i poczucia winy. Świat naprawdę się nie zawali, jeśli przez dwa tygodnie lider nie odbierze telefonu czy nie odpisze na maila - dodaje.