Главный принцип: ЭПД – это не только задача бухгалтера или ИТ-службы. Ошибка чаще возникает на стыке грузоотправителя, склада, экспедитора, перевозчика и водителя, поэтому контроль должен быть встроен непосредственно в процесс погрузки и перевозки.

1. Грузоотправитель / заказчик перевозки

До начала перевозки

• Определить, кто фактически повезет груз: собственный перевозчик, привлеченный перевозчик или экспедитор/субэкспедитор.
• Убедиться, что подрядчик готов работать с ЭПД и может подписывать необходимые документы.
• Проверить, что у участников есть необходимые УКЭП.
• Определить, через какого оператора ЭПД будет оформляться документооборот.
• Если работаете с большим числом небольших перевозчиков – дать им понятную инструкцию: где зарегистрироваться, что подписывать, в какой момент и с помощью какого устройства.
• Заранее определить, кто контролирует подписание документов на погрузке.

На погрузке

• Не выпускать машину с погрузки без необходимого подписанного Т2 ЭТрН.
• Настроить оперативный контроль: как только машина погрузилась, ответственный должен понимать, подписан ли Т2.
• Если склад находится у другого юрлица или подрядчика – заранее определить, кто отслеживает подписание Т2.
• Предусмотреть канал для решения проблем: ответственный сотрудник, телефон/чат поддержки, возможность быстро связаться с водителем.

После рейса

• При корректном выполнении перевозки подписывать Т1.
• Контролировать полноту подписания остальных титулов ЭТрН.
• Отслеживать процент рейсов, закрытых без ошибок.
• Ввести KPI по подписанию ЭПД, если подрядчики регулярно нарушают процесс.
• Не рассчитывать, что рынок перейдет на ЭПД одномоментно: выявлять перевозчиков, у которых регулярно возникают проблемы, и отдельно их дообучать.

2. Перевозчик

Для небольшой ТК главное – не перестраивать всю деятельность, а обеспечить возможность правильно подписывать свои титулы ЭПД.

До рейса

• Получить УКЭП.
• Зарегистрироваться в используемой информационной системе ЭПД/у оператора, через которого работает заказчик, либо проработать настройку роуминга.
• Проверить, что УКЭП действительно работает и сертификат действителен.
• Определить, кто будет подписывать документы: руководитель, другой сотрудник или водитель.
• Если подписывает водитель – обеспечить ему техническую возможность использовать УКЭП.
• Обучить водителей базовым действиям: получить документ → проверить → подписать → убедиться, что подпись прошла.
• Провести тестовую подпись до первого реального рейса.

На погрузке

• Получить ЭТрН.
• Проверить, что документ относится именно к этому рейсу.
• Подписать свой титул в установленной последовательности (Т2).
• Убедиться, что подпись действительно прошла и документ имеет необходимый статус.
• Не уезжать с погрузки, пока обязательный титул не подписан.

В работе

• Обеспечить водителю доступ к необходимому устройству и УКЭП.
• Обеспечить возможность оперативно связаться с диспетчером/ответственным сотрудником при сбое.
• Хранить информацию о документах по рейсам и статусах их подписания.
• Если перевозчик не может выполнить рейс своей машиной и привлекает сторонний транспорт – своевременно сообщить об этом заказчику.

3. Экспедитор

У экспедитора появляется дополнительная задача: правильно определить фактическую схему перевозки и под нее сформировать комплект ЭПД.

До рейса

• Определить, кто фактически будет перевозчиком:
  • собственная машина;
  • привлеченный перевозчик;
  • субэкспедитор.
• Не считать эти варианты взаимозаменяемыми с точки зрения ЭПД.
• Настроить процесс оперативного получения информации от подрядчика: какой именно транспорт выйдет на рейс.
• Определить, кто будет подписывать Т1 ЭТрН.
• Определить лицо, ответственное за погрузку (ЛОП): по возможности – фактический склад/предприятие, где загружается машина.
• Если это невозможно, оформить отношения со складом документально и определить, кто будет подписывать Т1.

При оформлении рейса

• Выпустить именно тот комплект ЭПД, который соответствует фактической схеме перевозки.
• Не оформлять привлеченного перевозчика как собственного только ради упрощения документооборота.
• При субэкспедиции обеспечить оформление документов по всей цепочке.
• Связать все документы одной перевозки между собой в информационной системе.

Критический вопрос для экспедитора:

«Если за час до погрузки схема изменилась – сможем ли мы оперативно перевыпустить/дополнить необходимый комплект ЭПД?»

Если ответ «нет», процесс еще не отработан. Необходимо наладить оперативный обмен информацией. Экспедитор или перевозчик может до последнего момента не знать, чья именно машина выйдет на рейс. Поэтому процесс должен позволять быстро менять состав участников и комплект ЭПД, а не требовать сообщать информацию за несколько дней.

Отдельно стоит учитывать субэкспедицию: если в цепочке появляется еще один участник, документы должны отражать эту фактическую схему, а не просто «прятать» ее под прямую перевозку.

4. Склад / Лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП)

• Понимать, кто отвечает за подписание Т1.
• Принимать участие в контроле ЭПД непосредственно в момент погрузки.
• Перед выпуском машины проверять наличие необходимых подписей.
• Иметь контакт водителя и ответственного со стороны перевозчика.
• При проблеме с подписанием не просто выпускать машину, а передавать информацию ответственному сотруднику.
• Фиксировать проблемные случаи для последующего разбора.

Универсальная проверка перед выпуском машины

Перед тем как машина покинет склад, ответственный должен проверить:

• Понятно, кто фактически перевозит груз.
• У всех необходимых участников есть доступ к ЭПД.
• У подписантов действуют УКЭП.
• Выпущен правильный комплект ЭПД.
• Определен подписант Т1.
• Необходимый титул подписан.
• Статус подписи подтвержден в системе.
• При экспедиции/субэкспедиции все документы относятся к одному рейсу.
• Ответственные знают, что делать при сбое.