Immer wieder fehlen in der Gesamtabrechnung die Anfangs- und Endbestände der Gemeinschaftskonten, oder sie sind unvollständig aufgeführt. Ohne diese Zahlen lässt sich die Abrechnung aber nicht auf ihre rechnerische Schlüssigkeit prüfen. Die Faustregel: Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben muss dem Endbestand entsprechen. Geht die Rechnung nicht auf, sollten Eigentümer nachfragen und die Abweichung klären lassen.

Eigentümer bekommen nicht immer eine Übersicht über die Abrechnungsspitzen sämtlicher Wohnungen in der Anlage. Dabei beschließt genau darüber die Eigentümerversammlung. Nur mit dieser Übersicht lässt sich nachvollziehen, warum eine Nachzahlung oder ein Guthaben entstanden ist und wie sich die Kosten zusammensetzen.

Einzelne Kostenpositionen fehlen in manchen Abrechnungen komplett, oder verschiedene Kosten landen so pauschal in einem Topf, dass sich kaum noch prüfen lässt, was dahintersteckt. Ein Klassiker: Unter „Hausmeisterkosten“ tauchen sowohl die Treppenhausreinigung als auch Reparaturarbeiten auf. Eigentümer haben aber Anspruch auf eine vollständige, nachvollziehbare Darstellung aller Ausgaben. Was nicht transparent ausgewiesen ist, lässt sich auch nicht kontrollieren.

Kosten für Verwaltung und Erhalt des Gemeinschaftseigentums verteilen sich grundsätzlich nach Miteigentumsanteilen. Für bestimmte Kostenarten gelten aber andere Schlüssel, etwa nach Wohnfläche oder Anzahl der Wohnungen, sofern die Eigentümer das so beschlossen oder die Gemeinschaftsordnung es vorgibt. Wird hier der falsche Schlüssel angesetzt oder fehlerhaft angewendet, zahlen einzelne Eigentümer zu viel oder zu wenig.

Die Eigentümerversammlung kann für bestimmte Kosten eine abweichende Verteilung beschließen, etwa bei baulichen Veränderungen. Solche Beschlüsse fließen aber nicht immer korrekt in die Jahresabrechnung ein. Die Folge: Die Kosten verteilen sich anders, als die Eigentümer es eigentlich beschlossen haben. Deshalb lohnt sich bei der Prüfung auch ein Blick darauf, ob relevante Beschlüsse aus dem Abrechnungsjahr richtig umgesetzt wurden.

In größeren Mehrhausanlagen mit Untergemeinschaften rutschen Ausgaben mitunter in die falsche Einheit. Zwar müssen alle Einnahmen und Ausgaben in einer einheitlichen Gesamtjahresabrechnung stehen, bei der Kostenverteilung gelten aber die Regeln der jeweiligen Untergemeinschaft. Eine falsche Zuordnung belastet oder entlastet einzelne Eigentümer zu Unrecht. Deshalb sollten Eigentümer prüfen, ob Einnahmen und Ausgaben tatsächlich der richtigen Untergemeinschaft beziehungsweise der Gesamtgemeinschaft zugeordnet wurden.

Bei der Heizkostenabrechnung wird es für viele Eigentümer besonders knifflig, denn Gesamt- und Einzelabrechnung folgen unterschiedlichen Prinzipien. In der Gesamtabrechnung zählen die Zahlungen, die im jeweiligen Wirtschaftsjahr tatsächlich geflossen sind. In den Einzelabrechnungen dagegen ordnet die Heizkostenverordnung die Heiz- und Warmwasserkosten dem jeweiligen Verbrauchszeitraum zu, unabhängig davon, wann das Geld an den Energieversorger ging.

Eine Jahresabrechnung einfach durchzuwinken, kann teuer werden. Wer die sieben Punkte im Hinterkopf behält, findet die häufigsten Fehler oft schon beim ersten Durchlesen und kann sie klären, bevor die Eigentümerversammlung darüber abstimmt.