Поставка оборудования и оформление документов не всегда совпадают по времени. Техника может поступить на склад или в подразделение до того, как бухгалтерия оформит документы и заведёт её в учётной системе. Несколько дней имущество фактически находится в компании, хотя карточки, по которой с ним будут работать дальше, ещё нет.

В этот период важно сохранить сведения о поступившей технике и не смешивать временный контроль с полноценным учётом. Если создать для оборудования отдельную запись до оформления документов, а позднее завести основную карточку, одна единица техники может оказаться в системе дважды.

Поэтому факт поступления сначала оформляют внутренним документом, предусмотренным учётной политикой или регламентом компании: фиксируют, какая техника приехала, где её разместили и кто отвечает за сохранность. Когда бухгалтерия создаст карточку объекта и передаст данные на ТСД, имущество можно промаркировать и включить в дальнейшие операции учёта.

До оформления карточки сведения об оборудовании можно внести в журнал приёмки, акт или другой внутренний первичный документ, утверждённый в компании. Его форма должна содержать обязательные реквизиты, а конкретный порядок оформления определяет бухгалтерия. Обычно фиксируют:

• поставщика — от кого поступила техника;

• серийный номер — поможет идентифицировать конкретную единицу;

• комплектность — что именно приняли вместе с оборудованием;

• место хранения — где находится техника до дальнейшего оформления;

• ответственного за сохранность — кто отвечает за оборудование в этот период.

Такой документ помогает различать поступившие объекты и контролировать их местонахождение до появления карточек в учётной системе. Это организационная мера, а не отдельная операция «Учёта 15»: приложение не создаёт временную карточку и не объединяет её затем с постоянной.

Когда карточка готова, можно переходить к маркировке имущества.

Маркировка помогает однозначно определить конкретный объект и связать его с данными в учётной системе. Это особенно удобно, когда в компании много однотипной техники: внешне одинаковые ноутбуки, мониторы или принтеры могут числиться под разными номерами и быть закреплены за разными сотрудниками.

На оборудование наносят этикетку со штрихкодом, связанным с его карточкой. Считать код можно терминалом сбора данных (ТСД) — мобильным компьютером со встроенным сканером. Сотрудник сканирует этикетку, и устройство определяет, какой именно объект перед ним, без поиска по названию или ручного ввода номера.

Кроме бумажных этикеток, при подходящей лицензии и оборудовании можно использовать RFID-метки. В отличие от штрихкода, такую метку не обязательно подносить непосредственно к сканеру и располагать в зоне его видимости: данные считываются по радиоканалу. Это позволяет быстрее находить и проверять имущество, особенно если объектов много или доступ к наклейке со штрихкодом затруднён.

Чтобы после считывания кода сотрудник мог получить сведения об объекте и выполнять с ним нужные операции, ТСД должен работать с данными из учётной системы. Для этого на терминал устанавливают мобильное приложение «Учёт 15». С его помощью можно получить данные об имуществе из учётной системы, связать объект с меткой и затем использовать её при дальнейшей работе.

Но сначала карточка имущества должна появиться в учётной системе и быть передана на ТСД. Только после этого метку можно связать с конкретным объектом.

Для этого в «Учёте 15» предусмотрена операция «Маркировка». Работать можно по документу-заданию из учётной системы или создать документ на ТСД и выполнить маркировку по факту. Для бумажной этикетки сотрудник выбирает объект, печатает этикетку и подтверждает маркировку сканированием. При работе с RFID он выбирает объект и записывает его данные в радиометку.

После завершения документ маркировки автоматически отправляется на сервер, а затем в интегрированную учётную систему. В ней сохраняются результат маркировки и связь объекта с его штрихкодом или RFID-меткой.

Присвоенная метка используется и дальше. При инвентаризации сканирование добавляет объект в документ и позволяет сверить факт с данными учётной системы. При перемещении сотрудник выбирает, откуда и куда передаётся имущество, а затем сканирует метку: объект добавляется в документ перемещения. Искать его в списке или вручную вводить номер не требуется.

Разница во времени между поставкой и оформлением документов сама по себе не мешает организовать учёт имущества. Главное — оформить физическое поступление принятым в компании документом и не создавать временную карточку, которую затем придётся сопоставлять с постоянной.

Внутренний документ позволяет не потерять технику в период оформления, а карточка в учётной системе становится основой для дальнейшей работы с ней. После маркировки сотрудникам не приходится каждый раз определять объект вручную: достаточно считать его код на ТСД.

Так физическое поступление техники и её постановка на учёт остаются частями одного процесса, даже если происходят в разное время.

Подробнее: маркировка имущества и помещений в «Учёте 15» и перемещение имущества в «Учёте 15».