После инвентаризации у бухгалтерии и руководителя могут быть разные вопросы к одним и тем же результатам. Бухгалтерии важно разобраться в расхождениях и получить сведения для дальнейшей работы. Руководителю — понять, почему имущество пришлось искать, где теряется информация и что изменить, чтобы ситуация не повторилась.

Эти задачи связаны. Но перечень найденных расхождений ещё не превращается в план улучшения внутреннего контроля. Для этого нужно восстановить, как движутся активы и сведения о них, а затем договориться о конкретных действиях.

Представим условный пример: оборудование числится за одним подразделением, а во время проверки обнаруживается у другого. Сотрудники объясняют, что передали его для временной работы. Информация о перемещении осталась в переписке и не дошла до коллег, которые обновляют учётные сведения.

Оборудование найдено. Однако вывод «проблема решена» будет преждевременным, если никто не выяснил, как должна была пройти передача и где именно прервался обмен информацией.

В такой ситуации полезно разделить три уровня:

• Факт: объект находится в другом подразделении.

• Версия: сведения о передаче не поступили вовремя.

• Подтверждённая причина: устанавливается после проверки последовательности действий и доступных документов.

Это помогает избежать поспешных обвинений. Само расхождение не доказывает ни утрату имущества, ни недобросовестность сотрудников. Объяснение нужно проверить, прежде чем выбирать управленческое решение.

Полезный вопрос после проверки — не только «что исправить в данных», но и «какое действие должно было предотвратить расхождение».

Общая сумма удобна для краткого отчёта, но мало говорит о характере проблемы. За ней могут стоять разные ситуации: объект не найден, находится в другом месте, обозначен иначе или отражён в одном из списков с задержкой.

Для рабочего обсуждения бухгалтерии, финансовой службы и руководителей подразделений можно сгруппировать вопросы по причинам. Такая аналитическая подборка дополняет работу с результатами проверки, а не заменяет её оформление.

• Местонахождение. Где фактически находится имущество и кто может подтвердить его движение?

• Идентификация. Какие признаки позволяют уверенно сопоставить предмет с записью о нём?

• Обмен сведениями. Когда информация появилась у подразделения и когда стала доступна бухгалтерии?

• Разбор спорных случаев. Кто выясняет обстоятельства и на основании каких данных принимается решение?

Если одинаковые затруднения повторяются в нескольких подразделениях, стоит проверить общий порядок работы. Если ситуация единичная, сначала разобраться в её обстоятельствах. Одинаковый внешний результат не обязательно означает одинаковую причину.

Подготовка к проверке — это в том числе проверка доступности информации. Можно собрать много файлов и всё равно не получить ясной картины: подразделения используют разные названия объектов, сведения о перемещении хранятся отдельно, а пояснить расхождения может только один сотрудник.

До следующей проверки полезно пройти путь от записи до конкретного предмета. Понятно ли, что именно нужно найти? Известно ли место использования? Есть ли сведения о передаче? К кому обратиться, если фактическая ситуация отличается от ожидаемой?

Бухгалтерии не обязательно самостоятельно восстанавливать всю историю эксплуатации. Важнее заранее договориться, какие сведения и пояснения предоставляют подразделения, в каком виде и кому они их передают. Формулировка «документы где-то есть» не помогает, если во время проверки их невозможно быстро найти.

Такой разбор касается организации работы и управленческих выводов. Он не заменяет применяемые компанией правила проведения и оформления инвентаризации.

Фраза «усилить контроль активов» звучит убедительно, но не объясняет сотрудникам, что делать иначе. Практическое решение должно быть достаточно конкретным, чтобы его можно было выполнить и проверить.

В условном примере с оборудованием можно разделить работу на два направления: уточнить сведения по найденному объекту и наладить передачу информации о последующих перемещениях. Первое закрывает конкретный вопрос. Второе помогает снизить вероятность его повторения.

Для обсуждения изменений удобно фиксировать:

• какая причина установлена и чем подтверждается;

• какое действие или порядок обмена информацией нужно изменить;

• кто отвечает за изменение;

• когда и по каким признакам будет проверен результат.

Не стоит автоматически возлагать все действия на бухгалтерию. Если информация возникает в подразделении, которое использует имущество, именно его участие может быть необходимым для решения проблемы. Ответственность лучше обсуждать с учётом фактического процесса.

Часть результатов заметна не в сумме найденных расхождений, а в организации работы: сведения стало проще получить, спорные ситуации разбираются быстрее, один и тот же вопрос не возвращается при каждой проверке.

Называть такие изменения экономией в рублях без расчётов некорректно. Но можно заранее выбрать наблюдаемые показатели: время поиска информации, число неразобранных случаев, повторяемость одной причины расхождений.

Сравнивать их стоит при сопоставимых условиях. Если в этот раз проверяли меньше объектов, более короткая работа сама по себе не свидетельствует об улучшении контроля.

Вместо длинного перечня замечаний полезно подготовить несколько подтверждённых выводов: что обнаружили, почему это произошло, что предлагается изменить и как проверить изменение. Тогда результаты инвентаризации становятся основой для решений, а не только материалом для закрытия текущих вопросов.

О том, как связать подготовку к инвентаризации с управленческой диагностикой и внутренним контролем, подробнее поговорим 6 октября с 10:00 до 12:00 на онлайн-вебинаре КСК ГРУПП. Эксперт — Леонид Шамин, руководитель проектов по инвентаризации.

В программе — виды инвентаризации и их назначение, документы для подготовки, управленческая диагностика и оценка косвенных результатов проверки. Обсуждение адресовано собственникам бизнеса, генеральным и финансовым директорам.

Программа и регистрация →

Реклама: ООО «АУДИТ КОМПЛЕКС», ИНН 7727287800, erid: 2W5zFJSyEAu