Директор ООО на УСН с объектом «доходы минус расходы» использует для работы легковой автомобиль, зарегистрированный на супругу.

Можно ли списывать расходы на бензин, ремонт и какими документами это подтверждать – объяснила эксперт в сервисе «Клерк.Консультации».

Такие расходы можно учитывать при расчете налога по УСН «доходы минус расходы», но при строгом соблюдении правил документального подтверждения и экономической обоснованности.

Как подтвердить расходы на бензин (ГСМ):

• путевые листы – главный документ. В нем должны быть зафиксированы маршрут, дата, время поездок, пройденный километраж и остаток топлива. Это доказывает, что топливо потрачено на служебные цели, а не для личных нужд;

• кассовые чеки с АЗС. Подтверждают факт покупки топлива;

• расчет расхода топлива. На основании путевых листов и данных о заправке/сливе топлива составляется акт списания ГСМ. 

• при наличии — отчеты систем спутникового мониторинга (ГЛОНАСС/GPS) или маршрутные листы. 

Чтобы у налоговой не возникло вопросов, эксперт рекомендует закрепить порядок использования машины документально. Есть два основных варианта:

1.      Выплата компенсации за использование личного имущества. В соглашении между организацией и сотрудником (директором) прописываются условия использования автомобиля, размер компенсации и порядок ее выплаты. В пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, сумма компенсации учитывается в расходах. При этом сами расходы на ГСМ, ремонт и запчасти в этом случае отдельно учесть нельзя — они уже заложены в размер компенсации. 

2.      Заключение договора аренды транспортного средства. Если оформить договор аренды (с экипажем или без), то арендные платежи и расходы на ремонт можно будет учесть в полном объеме. 

На вопрос ответила эксперт консультаций «Клерка» Ирина Лапшина.