Где возникают лишние расходы

Компания может годами работать с одним перевозчиком или экспедитором и не сравнивать его условия с другими предложениями. 

За это время меняются объемы поставок, маршруты и тарифы, появляются новые варианты доставки. Поэтому прежняя схема перевозки может стать менее выгодной. Если компания продолжает ее использовать, не оценивая альтернативы, возникают переплаты.

Еще один источник дополнительных расходов – поздняя подготовка и проверка документов: если контейнер уже прибыл, а разрешительный документ еще не оформлен или поставщик исправляет ошибку в инвойсе, то груз задерживается. В результате компания оплачивает хранение и может воспринимать эти затраты как обычные издержки поставки. Однако во многих случаях их можно избежать, если проверить документы до отправки товара.

Почему потери не видны в отчетности

Допустим, компания заплатила за хранение 180 тыс. рублей. Услуга оказана, счет и акт оформлены. Но эти документы не объясняют, почему груз задержался и потребовалось хранение. 

Причиной могло стать нарушение срока перевозки, таможенный досмотр или отсутствие сертификата к моменту прибытия контейнера. Чтобы понять, могла ли компания избежать расходов, нужно выяснить, что именно произошло.

Если подобные платежи возникают в нескольких поставках, важно сопоставить их причины. Иначе за отдельными счетами можно не заметить одну повторяющуюся организационную ошибку и не подсчитать, сколько она стоит компании за год.

Однако для такого анализа нужно собрать информацию у разных сотрудников. 

Логист знает, почему задержался контейнер, специалист ВЭД – почему возникли сложности с оформлением, а бухгалтерия – сколько компания заплатила. Только сопоставив эти сведения можно связать дополнительный расход с его причиной.

Кроме того, расходы на перевозку, таможенное оформление, сертификацию и склад могут учитываться отдельно. В таком случае каждый отдел контролирует свою часть затрат, но никто не рассчитывает, во сколько партии обошелся весь путь до склада. 

Поэтому руководителю трудно оценить, насколько подорожала поставка и сколько компания теряет из-за повторяющихся ошибок.

Что проверяют при аудите

При аудите восстанавливают ход нескольких поставок: от размещения заказа у иностранного поставщика до поступления товара на склад. Для этого изучают договоры, документы на товар и перевозку, таможенные декларации, счета и переписку. Затем сравнивают плановые расходы с фактическими и выясняют, почему возникла разница.

При этом подорожание поставки само по себе не означает, что отдел допустил ошибку. Тарифы могли вырасти, а груз – задержаться из-за внешних обстоятельств. 

Поэтому при проверке я всегда выясняю, могла ли компания заранее предвидеть дополнительные расходы и принять меры, чтобы их избежать или сократить. Например, проверить документы до отправки груза или раньше заказать транспорт. 

Чтобы понять, почему этого не сделали, проверяю и порядок работы: кто и когда проверяет документы до отгрузки, как выбирают перевозчиков и кто согласовывает незапланированные платежи.  Также выясняю, фиксирует ли компания причины дополнительных расходов. Это помогает определить, какие действия привели к переплате и что нужно изменить, чтобы ситуация не повторилась.

Результаты аудита: случай из практики

При аудите компании, которая импортировала гаражное оборудование из Китая, я выявила несколько причин переплат. Перевозки поручали одному экспедитору и не сравнивали ставки, хотя прямые договоры с перевозчиками в этом случае были выгоднее. 

Кроме того, контейнеры направляли под таможенным транзитом из Владивостока в Красноярск, что увеличивало расходы на транзит и терминальную обработку.

Документы поставщиков проверяли поздно, а контейнеры не всегда загружали полностью. При этом дополнительные счета регулярно оплачивали, не выясняя, почему возникли расходы.

После аудита компания начала регулярно сравнивать ставки перевозчиков и оформлять часть поставок во Владивостоке. Документы и загрузку контейнеров стали проверять до отправки из Китая. Также стали отслеживать сроки проведения инспекционного контроля по сертификатам. Раньше компания пропускала эти сроки, из-за чего часть сертификатов приходилось оформлять повторно.

Результатом стало то, что компания за первые 12 месяцев сэкономила около 14–15 млн руб. В этом случае расходы удалось сократить за счет изменений на нескольких этапах поставки. 

Поэтому при аудите важно проверить всю цепочку – от подготовки документов и выбора перевозчика до оформления и поступления товара на склад. 

Когда стоит проверить работу отдела

Проверка нужна, если поставки регулярно обходятся дороже запланированного, а сотрудники не могут объяснить разницу. Поводом для нее также могут стать постоянные дополнительные платежи и трудности с получением полной стоимости партии.

При этом я обращаю внимание на повторяемость причины, а не самого расхода. 

Например, в одной поставке хранение могло потребоваться из-за таможенного досмотра, в другой – из-за погоды, в третьей – из-за аварии на маршруте.

Причины разные, поэтому каждый случай нужно разбирать отдельно. Но если груз несколько раз задерживался из-за неготовых разрешительных документов, то проверять нужно порядок их подготовки.

С чего начать самостоятельно

Для первичной проверки я рекомендую выбрать 10–20 завершенных поставок за последние несколько месяцев. В выборку стоит включить обычные, дорогостоящие, задержанные и проблемные поставки. По каждой нужно собрать плановые и фактические расходы на товар, перевозку, таможенное оформление, сертификацию и хранение, включая все дополнительные платежи. Затем сравнить суммы, выяснить причины отклонений и определить, могла ли компания на них повлиять. Если причины повторяются, нужно изменить соответствующий порядок работы. 

Например, если документы готовят поздно, следует ввести проверку до отгрузки и назначить ответственных за соблюдение сроков. Если переплата связана с тарифами – регулярно сравнивать условия подрядчиков.

Через 3-6 месяцев расходы оценивают повторно, чтобы проверить, устранены ли причины дополнительных платежей и сократились ли затраты. Результат изменений должен подтверждаться цифрами.

Автор: Мария Демина, эксперт по ВЭД, международной логистике и работе с Китаем более 20 лет, член Московской торгово-промышленной палаты, основатель компании «Глобал Импорт»