Москва, 20 янв - ИА Neftegaz.RU. Для многих компаний проверка контрагентов остается непростой и ресурсоемкой задачей. Специалистам службы экономической безопасности приходится работать с большим массивом разрозненных данных, проверять достоверность сведений, выстраивать аффилированные связи и вручную формировать аналитические отчеты. Высокая нагрузка и фрагментарность информации увеличивают вероятность пропуска важных сигналов, которые впоследствии приводят к ущербу для бизнеса.

Дополнительные сложности возникают и на уровне управления. Руководству необходимы своевременные и точные аналитические материалы для принятия решений, однако их подготовка зависит от ручных операций и занимает значительное время. Это замедляет реакцию на потенциальные угрозы, снижает прозрачность процессов и усложняет контроль за деятельностью контрагентов.

Тысячи контрагентов, десятки источников информации, постоянные обновления санкционных списков и нормативных требований создают дополнительную нагрузку на специалистов. При этом значимая часть данных по-прежнему хранится в отдельных файлах Excel, что приводит к разобщенности информации и снижает качество анализа.

Чтобы обеспечить устойчивую и безопасную работу организации, необходимо формировать единые стандарты проверки и мониторинга контрагентов. Такой подход позволяет своевременно выявлять недостоверные сведения, предотвращать возможный конфликт интересов, оценивать финансовую устойчивость поставщиков и оперативно управлять возникающими рисками. Примером такого подхода является реализованный проект для электроэнергетической компании, которая автоматизировала процесс проверки поставщиков.

Как автоматизировать и привести в порядок процесс?

«РусГидро» — крупнейшая российская гидрогенерирующая компания и мировой лидер в области возобновляемой энергетики. Группа компаний объединяет более 68 тысяч сотрудников и обеспечивает около 14% выработки электроэнергии в России, играя системообразующую роль в энергоснабжении.

Перед разработчиками стояла задача стратегического уровня. Требовалось перейти от фрагментарно автоматизированных проверок к системе непрерывного мониторинга, которая работает круглосуточно, использует единые критерии оценки и обеспечивает автоматические уведомления для всех участников процесса.

Задача была нацелена на значимое повышение операционной эффективности в этом направлении. В рамках проекта требовалось:

• снизить нагрузку на специалистов, которые ежедневно тратят значительное время на сбор, обработку и сопоставление разрозненной информации;
• ускорить проверку участников закупок и повысить качество экспертиз экономической безопасности;
• усилить контроль над рисками за счет своевременных сигналов о критически значимых событиях и выявления неочевидных взаимосвязей в структуре контрагентов;
• обеспечить доступ к актуальным данным для всех подразделений.

Готовые сервисы не обеспечивали необходимого уровня соответствия целевым требованиям. Их функциональные ограничения не позволяли выстроить комплексный контур мониторинга, поскольку отсутствовали глубокая интеграция корпоративных систем с внешними источниками данных и поддержка выявления взаимосвязей между контрагентами и сотрудниками.

Решение

Для выполнения поставленных требований была создана информационная система мониторинга и проверки контрагентов на базе отечественной платформы «Вектор Плюс». Проект реализовали разработчики компании «ДАЙНЕМИК САН».

ООО «ДАЙНЕМИК САН» специализируется на разработке и внедрении IT-решений, которые повышают операционную эффективность и поддерживают цифровую трансформацию организаций в ТЭК, промышленности, фармацевтике, образовании и других отраслях. За годы работы компания реализовала более 100 проектов, что подтверждает её глубокую экспертизу в создании и интеграции сложных корпоративных систем.

Система обеспечила комплексную автоматизацию процессов департамента экономической безопасности и сформировала единый контур мониторинга, анализа и принятия решений.

Архитектура состояла из трёх взаимосвязанных модулей, каждый из которых выполнял отдельный набор функций и поддерживал общий цикл проверки:

• «Контрагенты»;
• «Закупки»;
• «Личный кабинет контрагента».

Рис.1. Модули системы

Функциональные возможности и примеры интерфейса рассмотрим ниже.

Мониторинг контрагентов 24/7

Рис.2. Мониторинг контрагентов

Система осуществляет постоянный мониторинг контрагентов из внешних и внутренних источников по заранее заданным показателям, автоматически фиксирует признаки несостоятельности поставщика и мгновенно отправляет уведомления ответственным сотрудникам.

Примеры некоторых событий мониторинга по контрагенту:

• ухудшение финансового состояния;
• попадание в реестр недобросовестных поставщиков;
• сообщения о банкротстве контрагента;
• запуск процесса ликвидации, приостановка деятельности;
• наличие решения о приостановке операций по банковским счетам;
• недоимка по налогам и сборам;
• приостановление, ограничение или отзыв лицензии;
• наличие записи в ЕГРЮЛ о недостоверности сведений;
• приближение срока окончания работ по договору;
• наступление даты пост-контроля.

Проверка участников закупок

Рис.3. Проверка участников закупок

Выполняется автоматически по заданным правилам. Система оценивает каждого участника, выдает итоговое заключение и собирает полноценное электронное досье, в которое входят данные о деловой репутации, финансовой устойчивости, кредитной истории и специфике деятельности поставщика.

Автоматический поиск связей

Рис.4. Поиск связей

Решение находит и визуализирует взаимосвязи между контрагентами, сотрудниками, договорами, адресами и телефонами — для быстрого обнаружения конфликта интересов.

На основе собранных связей строится наглядная модель (граф), которая позволяет:

• находить связи между участниками закупки;
• находить связи между сотрудниками компании и контрагентами.

Личный кабинет контрагента

Безопасный онлайн‑сервис, где деловой партнер раскрывает свою структуру владения до конечных бенефициаров, прикрепляя подтверждающие документы (устав, выписку из ЕГРЮЛ, ежеквартальный отчёт и прочее).

Рис.5. Дерево бенефициаров

Информация от контрагента поступает на проверку без задержек, в электронном виде и в полном объёме. Автоматические алгоритмы находят связи и несоответствия (появление в санкционных/негативных списках, пересечения по учредителям, недостоверность данных и прочее).

Сервис обеспечивает соблюдение требований законодательства по проверке конечных бенефициаров (Постановление Правительства РФ от 31.07.2017 № 913, а также ст. 6.1 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ), что наиболее важно для компаний с госучастием.

Интеграции

Внешние — официальные открытые государственные реестры и коммерческие агрегаторы, которые совместно обеспечивают полный спектр юридически значимой и финансовой информации о компаниях:

• Федеральная налоговая служба;
• Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц;
• Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности,
• Центральный банк РФ;
• Федеральное казначейство;
• Верховный суд РФ;
• Федеральная служба судебных приставов и другие.

Внутренние — корпоративные системы и базы данных:

• ERP-системы (1С, SAP);
• Системы управления закупками;
• Кадровые системы;
• Сервис «Личный кабинет контрагента».

Доступ к решению получают специалисты управления экономической безопасности центрального аппарата, а также сотрудники филиалов и подконтрольных организаций, что обеспечивает единый контур между всеми подразделениями.

Ход выполнения работ

Внедрение было выстроено поэтапно (от написания регламентов и унификации данных до настройки всех необходимых интеграций), чтобы закрыть одновременно организационные и технические задачи, обеспечить соответствие требованиям договорной работы и экономической безопасности на уровне Группы компаний.

• Подготовка методологической основы: актуализация/написание регламентов, проверка на соответствие нормативным актам;
• Проведение интервью с функциональными заказчиками и сбор требований;
• Проектирование системы: создание технического задания и технического проекта;
• Разработка основных модулей;
• Подключение интеграций;
• Актуализация регламентов и инструкций;
• Обучение сотрудников;
• Ввод системы в эксплуатацию и приёмка решения;
• Непрерывное сопровождение пользователей;
• Контроль качества;
• Развитие и улучшение функциональности системы.

Результаты в цифрах

Сокращение трудозатрат: более 32 000 человеко-часов в год.

Снижение затрат на оплату труда: более 80 млн рублей в год.

Экономия носит системный характер и достигается ежегодно.

Рис.6. Предотвращение ущерба

Отзыв от ПАО «РусГидро»:

«В ходе проекта специалисты продемонстрировали высокий уровень компетенций. По результатам работ решение было успешно развернуто и переведено в эксплуатацию в многопользовательском режиме.

Особенно отмечаем качественную подготовку пользователей — проведенные обучения и методическая поддержка позволили быстро освоить функциональные возможности системы и интегрировать их в текущие процессы.

Выражаем благодарность ООО «ДАЙНЕМИК САН» за профессионализм и выполнение работ в срок».

Опыт Группы «РусГидро» показал, как комплексное решение для мониторинга и проверки контрагентов позволяет крупным компаниям уйти от трудоемких ручных процедур к автоматизации, добиваясь значительной экономии времени и средств.

Разработчики ДАЙНЕМИК САН готовы применить успешный опыт в других организациях. Гибкий подход позволяет адаптировать платформу под:

• специфику отрасли, локальные нормативные акты и регламенты компании заказчика;
• необходимость интеграции с существующим IT-ландшафтом;
• требования по масштабируемости и развитию системы.

Всё это обеспечивает максимальную релевантность системы задачам конкретной компании и высокую эффективность от её использования.

ООО «ДАЙНЕМИК САН»

Москва, Зеленоград, Георгиевский проспект, дом 5, стр. 1, офис 70,
Тел.: 8(499) 403-12-33
e-mail: info@dynamicsun.ru

Автор: Андрианова Ульяна Алексеевна, маркетолог ООО «ДАЙНЕМИК САН»