Besprechung um 9 Uhr. Abstimmung um 10 Uhr. Jour fixe um 11 Uhr. Projektmeeting nach dem Mittagessen. Danach noch ein „kurzer Call“, der eine Stunde dauert. Viele Beschäftigte verbringen inzwischen mehr Zeit in Meetings als mit ihrer eigentlichen Arbeit. Die Folge ist eine neue Form der Erschöpfung: Zoom-Fatigue – oder allgemeiner: Besprechungsmüdigkeit.

Dazwischen bleiben höchstens zehn Minuten, bevor bereits die nächste Einladung aufpoppt. Viele dieser Besprechungen hätte sie aus ihrer Sicht gar nicht besuchen müssen. Oft spricht sie kaum ein Wort. Nicht selten werden Inhalte vorgestellt, die genauso gut per E-Mail oder in einem kurzen Protokoll hätten verschickt werden können. Das eigentliche Problem beginnt jedoch erst nach 17 Uhr.

Dann, wenn die meisten Meetings vorbei sind, startet ihre eigentliche Arbeit: Angebote prüfen, Konzepte schreiben, Präsentationen erstellen oder schwierige Entscheidungen vorbereiten. Regelmäßig sitzt sie deshalb bis in den Abend am Schreibtisch. Nicht weil ihre Aufgaben zu umfangreich wären, sondern weil ihr tagsüber schlicht die Zeit fehlt. Sie beschreibt ihren Arbeitsalltag so: „Ich arbeite den ganzen Tag – aber nicht an meiner Arbeit.“ Mittlerweile fühlt sie sich ständig gehetzt. Nach mehreren Stunden Videokonferenzen oder Besprechungen fällt es ihr zunehmend schwer, sich zu konzentrieren. Kreative Aufgaben schiebt sie auf, Entscheidungen dauern länger, und sie reagiert gereizter als früher.

Psychologisch betrachtet befindet sie sich in einer klassischen Erschöpfungsspirale: Hohe Kommunikationslast, permanente Unterbrechungen und fehlende Phasen konzentrierter Arbeit führen zu mentaler Überlastung – obwohl objektiv vielleicht gar nicht mehr gearbeitet wird als früher.

Gerade kreative Tätigkeiten, strategisches Denken oder anspruchsvolle Problemlösungen benötigen längere Phasen ungestörter Konzentration. Genau diese verschwinden jedoch zunehmend aus dem Arbeitsalltag.

Dieses Phänomen ähnelt dem sogenannten „Busy Bias“: Menschen bewerten sich und andere oft als besonders leistungsfähig, wenn sie sichtbar beschäftigt wirken – unabhängig davon, ob tatsächlich Ergebnisse entstehen. Ein voller Kalender wird so zum Statussymbol.

Dafür gibt es mehrere psychologische Gründe: Zum einen möchte niemand wichtige Informationen verpassen („Fear of Missing Out“). Zum anderen gilt Anwesenheit in vielen Unternehmen noch immer als Zeichen von Engagement. Wer Einladungen ablehnt, befürchtet schnell, als wenig teamorientiert oder unkooperativ wahrgenommen zu werden. Hinzu kommt ein weiterer Effekt: Sobald viele Personen eingeladen werden, fühlt sich kaum noch jemand persönlich verantwortlich. Entscheidungen werden vertagt, Verantwortlichkeiten verschwimmen, Diskussionen verlängern sich. Das Ergebnis kennen viele Beschäftigte nur zu gut: Eine Stunde Meeting endet mit dem Satz: „Dann treffen wir uns nächste Woche noch einmal.“

1. Jede Einladung braucht einen klaren Zweck

Vor jeder Besprechung sollte beantwortet werden können: Welches konkrete Problem wird gelöst? Welche Entscheidung soll am Ende getroffen werden? Fehlt diese Antwort, ist das Meeting meist überflüssig.

2. Nur die Personen einladen, die wirklich benötigt werden

Informationsweitergabe ist kein Grund für eine Teilnahme. Wer lediglich informiert werden soll, erhält anschließend ein kurzes Protokoll oder eine Zusammenfassung. Jede nicht notwendige Einladung spart Arbeitszeit.

3. Fokuszeiten konsequent schützen

Immer mehr erfolgreiche Unternehmen reservieren im Kalender sogenannte Fokusblöcke ohne Meetings. In diesen Zeitfenstern sind Besprechungen grundsätzlich tabu. Erst dadurch entstehen wieder längere Phasen konzentrierter Wissensarbeit.

4. Meetings deutlich kürzer planen

Warum dauern Besprechungen fast automatisch 30 oder 60 Minuten? Oft nur deshalb, weil Kalenderprogramme diese Zeiten voreinstellen. Psychologisch wirkt die verfügbare Zeit wie ein Gummiband: Diskussionen dehnen sich so lange aus, bis die vorgesehene Zeit verbraucht ist. 20 oder 25 Minuten reichen häufig völlig aus.

5. Das Ende zuerst planen

Jedes Meeting sollte mit einer klaren Antwort enden:

Zoom-Fatigue ist deshalb weit mehr als Müdigkeit nach Videokonferenzen. Sie ist Ausdruck einer Arbeitskultur, die Aktivität häufig mit Produktivität verwechselt. Vielleicht sollten Unternehmen deshalb künftig nicht mehr fragen: „Wie viele Meetings hatten wir heute?“ Sondern: „Wie viel Arbeit konnten wir heute tatsächlich erledigen?“