Если компания потеряла бумажный оригинал первичного документа, сохранившийся скан не стоит рассматривать как полноценную замену. Об этом «Клерку» рассказала член ФАБА ПлатинУМ, собственник бухгалтерского агентства Наталья Демина.

В первую очередь эксперт рекомендует обратиться к контрагенту за дубликатом или надлежащим образом заверенной копией. Сам запрос также стоит сохранить — он подтвердит, что организация предпринимала попытки восстановить первичку.

Факт утраты необходимо зафиксировать и внутри компании. Для этого можно составить акт об утрате документов и приказ руководителя о восстановлении, указав обстоятельства и период обнаружения пропажи, а также назначив ответственных.

«Такой внутренний акт, конечно, не заменяет первичку, но зафиксирует факт утраты и действия организации», — отметила Демина.

Ситуация усложняется, если получить документ у контрагента уже невозможно — например, компания ликвидирована. Тогда эксперт рекомендует собрать максимум подтверждений реальности операции: скан документа, договоры и приложения, платежные поручения, банковские выписки, счета, переписку, заявки, технические задания, транспортные и складские документы.

Также пригодятся документы, которые показывают дальнейшее использование или реализацию приобретенного товара.

«Задача компании — восстановить всю цепочку операции: что приобрели, у кого, в каком объеме, сколько это стоило, как оплатили и как приобретенное использовалось в деятельности компании», — объяснила Демина.

Статья 252 НК РФ допускает подтверждение расходов в том числе документами, которые косвенно свидетельствуют о затратах. Однако это не гарантирует, что набор косвенных доказательств заменит утраченную первичку. При проверке ФНС может поставить документальное подтверждение расходов под сомнение, и компании придется доказывать их реальность и размер.

С НДС риски выше. При утрате бумажного счета-фактуры или УПД эксперт также рекомендует прежде всего восстановить документ через продавца.

«Просто сохраненный скан не является безопасным основанием для вычета НДС. При этом судебная практика показывает случаи, когда отсутствие именно подлинника счета-фактуры само по себе не приводило к отказу в вычете, если существование документа и реальность операции подтверждались другими доказательствами. Но это уже спорная ситуация, а не безопасный порядок учета», — рассказала Демина.

При потере первички эксперт советует зафиксировать утрату, запросить документ у контрагента, попытаться восстановить его и собрать дополнительные доказательства реальности операции. Чем раньше компания обнаружит отсутствие оригинала и начнет его восстанавливать, тем ниже налоговые риски.