Viele Organisationen messen Leistung nach wie vor in Stunden und Anwesenheit. Wer in Meetings sichtbar ist und beim Vorgesetzten Präsenz signalisiert, steigt auf. „Wir verwechseln Anwesenheit mit Produktivität“, sagt Lasse Rheingans, der mit einem Experiment bekannt wurde. Als erster deutscher Unternehmer führte er 2017 den Arbeitstag von 8 bis 13 Uhr ein – bei vollem Gehalt und Urlaubsanspruch. Lange bevor die Coronapandemie Remote-Arbeit  in die Unternehmen trug und Arbeitszeiten aufweichte, schrieb er sein Buch „Die 5-Stunden-Revolution: Wer Erfolg will, muss Arbeit neu denken“. Reporter aus der ganzen Welt kamen nach Bielefeld, um sich anzusehen, wie das funktioniert.

Heute berät Rheingans Unternehmen, die Arbeitszeit reduzieren und Prozesse effizienter gestalten wollen. Fünf Schritte für Teams, die in weniger Stunden mehr erreichen wollen.

1. Produktivität verhält sich nicht linear

„Wir glauben immer noch, wer lange arbeitet, arbeitet gut“, sagt Rheingans. „Ein kultureller Reflex“. Seine Erfahrung: Menschen leisten in der Regel nur wenige Stunden pro Tag wirklich konzentrierte Wissensarbeit. Der Rest der Zeit geht für Meetings , Chatnachrichten und organisatorischen Lärm drauf.

In vielen Jobs entstehe die Wertschöpfung in vier bis fünf wirklich produktiven Stunden. Sechs bis sieben Stunden seien möglich. „Ab zehn Stunden kippt es: Die Konzentration sinkt, die Anzahl der Fehler steigt, und die Gesundheit leidet.“

Rheingans startete 2017 den 5-Stunden-Tag, weil er genervt war von sich selbst. Ständig ertappte er sich dabei, zu prokrastinieren und Zeit abzusitzen. „Gerade als Chef hatte ich das Gefühl, immer Präsenz zeigen zu müssen“, sagt er. Die Kernfrage für produktive Teams laute daher: Was kann weg?

2. Streichen Sie überflüssige Arbeit

Führungskräfte sollten im ersten Schritt identifizieren, wo Arbeit sinnlos verpufft: Präsenzpflicht, unnötige Meetings, Abstimmungsschleifen. Rheingans führte 2017 Prinzipien ein, die bis heute gelten: kurze Meetings mit klarer Agenda, hohe Eigenverantwortung der Mitarbeitenden, asynchrone Arbeit, Tagesziele statt Zeitkontrolle. Die Idee dahinter: Wenn Zeit knapp ist, steigt der Fokus.

Vom 5-Stunden-Tag sind Rheingans und sein Team inzwischen abgewichen. „Wir arbeiten heute noch flexibler“, sagt er. Einige Teammitglieder verteilen ihre 32 Stunden auf vier Tage, andere auf fünf, wieder andere arbeiten in Projektphasen mehr und in anderen weniger. Es gibt weder Über- noch Unterstunden. Gerade testet Rheingans unbegrenzten Urlaub für alle, wobei 25 Tage Pflicht sind. „Ich bin überzeugt, Menschen wollen wirksam werden, gute Leistungen liefern und gesehen werden.“ Deswegen sei Vertrauen für ihn die Grundlage guter Zusammenarbeit.

3. Mehr Freizeit, mehr Leistung

Würde man Rheingans’ Buch auf eine Formel verdichten, könnte sie so lauten:

• Weniger Arbeitszeit = mehr Konzentration

• Mehr Konzentration = höhere Produktivität

• Mehr Freizeit = mehr Energie und Kreativität.

Viele Mitarbeiter in seinem Unternehmen nutzen die freie Zeit für Sport, ehrenamtliches Engagement oder dafür, sich besser zu ernähren. „Auch das zahlt ja auf die Gesundheit und weniger Krankentage ein“, sagt Rheingans. Was ihn anfangs überraschte: Etliche Teammitglieder bilden sich in der frei gewordenen Zeit weiter und tragen das Wissen zurück ins Unternehmen. „Dabei hatte ich das überhaupt nicht eingefordert oder vorgeschlagen.“

Studien zur Viertagewoche kommen zu ähnlichen Ergebnissen. In weltweiten Feldversuchen blieben Umsätze und Produktivität stabil oder wuchsen, während die Zahl der Krankheitstage sank (Wie Unternehmen die Viertagewoche einführen, lesen Sie hier ).

4. Wissen die Mitarbeiter, was sie tun?

„In vielen Unternehmen werden Mitarbeitende vor allem beschäftigt gehalten“, sagt Rheingans. Angestellte wüssten häufig nicht, wofür sie ein Projekt anschieben. Sie tun, was ihr Vorgesetzter verlangt. Führungskräfte sollten Klarheit schaffen: Warum gibt es die Organisation? Wo geht die Reise hin? Was ist mein Job? Im nächsten Schritt geht es um die Befähigungsebene: Sind die richtigen Tools vorhanden und können alle Mitarbeitenden sie bedienen? Sind die Prozesse noch zeitgemäß?

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Wie wirksam und erfolgreich eine Idee oder ein Projekt war, zeigt sich zudem häufig erst Monate später. Fragen Sie Ihr Team und sich selbst daher regelmäßig:

• Was wurde erreicht?

• Welche Wirkung hat die Arbeit?

• Welche meiner Tätigkeiten haben diese Woche den größten Hebel bewegt und warum?

5. KI ist kein Digitalprojekt

„Die ganze Leistungsdebatte der vergangenen Monate ist eine Nebelkerzendiskussion“, sagt Rheingans. „Wir müssen in ein völlig neues Betriebssystem kommen.“ Dazu gehöre die produktive Nutzung von KI genauso wie eine Debatte über die gesellschaftlichen Nebenwirkungen. „Für mich ist KI kein Digitalisierungsprojekt“, sagt Rheingans. „Digitalisierung optimiert Prozesse; KI verändert Wertschöpfung, weil sie kognitive Arbeit skalierbar macht und damit Rollen, Verantwortung, Qualitätssicherung und Karrierepfade verschiebt.“ Darauf müssten Unternehmen reagieren und neue Formen der Organisation und produktiven Zusammenarbeit finden. Auf der Grundlage von Vertrauen, nicht von Kontrolle und Anwesenheitszwang.

Im Podcast „Wegen guter Führung“ mit Lasse Rheingans hören Sie diese Woche, wie Sie in weniger Arbeitszeit mit Ihrem Team mehr erreichen.