Если после командировки у сотрудника осталась неизрасходованная часть выданного аванса, ее нужно вернуть работодателю. Об этом «Клерку» рассказала кандидат экономических наук, доцент Финансового университета при Правительстве РФ, магистр юриспруденции Лилия Ежова.

По ее словам, задолженность может возникнуть, если поездка закончилась раньше, сотрудник потратил не весь аванс или часть расходов не удалось подтвердить.

Статья 137 ТК РФ разрешает работодателю удержать своевременно не возвращенный аванс из зарплаты. Распоряжение об удержании нужно издать не позднее месяца после окончания срока возврата, а сотрудник не должен оспаривать основание и размер задолженности.

При каждой выплате работодатель может удержать не более 20% зарплаты после НДФЛ с учетом других удержаний.

Сложнее вернуть деньги, если переплата возникла не из-за остатка аванса, а по вине бухгалтерии. Арифметический сбой или ошибочный ввод исходного показателя могут признать счетной ошибкой. Однако неправильное применение нормы или положения о командировках обычно к таким ошибкам не относится.

«Если работник возражает, месячный срок пропущен или речь идет не об авансе, а о переплате по вине бухгалтерии, одностороннее удержание рискованно», — пояснила Ежова.

В таком случае работодателю может потребоваться добровольное соглашение с сотрудником о возврате денег или обращение в суд.

Само по себе отсутствие чека также не всегда означает, что у сотрудника появилась задолженность. Сначала работодателю нужно проверить, можно ли подтвердить расходы другими документами по закону и локальным правилам компании.

После увольнения удержать переплату из зарплаты уже нельзя, однако работодатель может обратиться в суд. По требованиям о возмещении работником ущерба статья 392 ТК устанавливает срок один год со дня его обнаружения.

Возвращенный сотрудником остаток аванса не считается его доходом, поэтому НДФЛ и страховые взносы с этой суммы не возникают. Если же неподтвержденную или излишне выплаченную сумму сотрудник не вернул, а компания ее простила или списала, у работника может возникнуть облагаемый доход. В таком случае бухгалтерии потребуется пересчитать НДФЛ и страховые взносы, а при необходимости — скорректировать отчетность.