С точки зрения налогового законодательства главное условие признания подразделения обособленным — создание стационарных рабочих мест (п. 2 ст. 11 НК). Это означает, что если ваша компания территориально выделяет свою деятельность и, например, открывает обособленное подразделение (далее по тексту — ОП) в другом городе, создает рабочие места, и начинает отгружать товары или оказывать услуги через такое ОП, то возникают нюансы оформления счетов-фактур (УПД).

Сам по себе порядок исчисления, уплаты НДС, применения вычетов не изменяется. Все обязанности по данному налогу остаются за головной организацией, т. к. ОП не является самостоятельным юридическим лицом. За ним сохраняется право оформлять счета-фактуры от имени компании, а также приобретать товары (работы, услуги).

В таблице 1 приведены особенности заполнения отдельных строк счета-фактуры при реализации через ОП и покупке через ОП товаров (работ, услуг). Порядок заполнения строк и граф, не указанных в Таблице 1, осуществляется в обычном порядке в соответствии с постановлением Правительства от 26.12.2011 №1137.

Таблица 1

 *Правила заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

**Реализация товаров на экспорт в страны ЕАЭС или статус «налогового агента» по НДС не меняют требований к реквизитам счета-фактуры, если хозяйственная операция осуществляется через ОП.

***Если ошибка в счете-фактуре существенная, она является основанием для отказа в вычете по НДС (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК).

Таким образом, если вы оформляете счет-фактуру от лица ОП, то укажите в нем наименование и ИНН головной компании, а КПП, наименование и адрес грузоотправителя следует заполнить по данным ОП. Такая же логика работает и при составлении счета-фактуры в адрес ОП покупателя.

При этом, если вы совершите ошибку при составлении счета-фактуры в данных по ОП (например, укажите КПП юридического лица вместо КПП ОП), то налоговое законодательство в таком случае не обязывает налогоплательщика составлять исправленный счет-фактуру и сдавать уточненную декларацию по НДС. Ошибка не будет являться существенной и не будет препятствовать идентификации покупателя или продавца в целях подтверждения права на вычет НДС. Но во избежании вопросов со стороны налоговых органов, рекомендуем заполнять строки счета-фактуры на основании таблицы 1 выше и запрашивать замену (исправление) документов при необходимости.

Также для организаций, имеющих ОП, актуален вопрос организации документооборота в части получения информации о выставленных и полученных счетах-фактурах. Как ранее было отмечено, все обязанности по НДС возложены на головную компанию. Поэтому независимо от того, что у организации в ее структуре есть ОП, книги покупок и книги продаж составляются в целом по организации.

Этот вывод следует из положений постановления № 1137, которое не предусматривает особого порядка ведения книги покупок и книги продаж предприятиями, реализующими или приобретающими через свои ОП товары (работы, услуги). Данное мнение подтверждается письмом Минфина от 24.03.2015 № 03-07-11/16050.

Поэтому на практике компании с ОП закрепляют порядок ведения книги продаж и книги покупок структурным подразделением в учетной политике. Встречаются ситуации, когда такой порядок и сроки предоставления оговариваются внутренним документом, например положением о взаимодействии. В таком случае, книги ведутся в ОП как отдельные разделы, предоставляются в головную компанию в определенный срок (до окончания квартала) вместе со счетами-фактурами для составления сводных книг покупок и продаж, расчета налога и заполнения декларации в целом по организации.