В качестве примера юрист привела недавнее определение Первого кассационного суда общей юрисдикции. Житель Воронежа, некий гражданин П., потребовал от руководства оформить его еще водителем по совместительству. Мужчина работал региональным представителем компании, занимающейся оптовой торговлей. Свои обязанности он исполнял дистанционно, для поездок использовал личный автомобиль. Затраты на топливо и амортизацию транспортного средства в компании ему компенсировали. Однако мужчина решил, что ему должны платить больше: еще и зарплату водителя.

Суды мужчину не поддержали. Все судебные инстанции отказали в таких требованиях. Кассационный суд признал отказ законным. "Суд исходил из того, что региональный представитель выполнял свои обязанности дистанционно и ездил к клиентам в рамках своей должности, а не как отдельный водитель, - поясняет Елена Тимошенко. - Отдельной должности водителя в штате не было, и работодателю удалось показать, что бензин и износ машины уже компенсировались. Поэтому у компании не возникло долга по доплате за совмещение".

По ее словам, сам факт использования личного авто не создает автоматически новую трудовую функцию. "Для работников это означает, что для требования доплаты нужно доказать именно поручение дополнительной работы по другой должности, а не просто служебные поездки. Для споров критично, как оформлены должностная инструкция, соглашение об использовании авто и порядок компенсаций", подчеркивает собеседник "РГ".

Такие споры возникают у сотрудников с разъездным характером работы, региональных представителей, торговых агентов и менеджеров по работе с клиентами, продолжает она. На практике суды обычно смотрят не на сам автомобиль, а на содержание трудовой функции и документы работодателя. "Если поездки - лишь способ выполнять основную работу, это чаще трактуется как служебное использование личного транспорта, а не совместительство или совмещение, - рассказывает Елена Тимошенко. - Оформить совместительство можно, но только если есть реально отдельная работа по другой должности, и она оформлена по правилам трудового законодательства. Для этого обычно нужны: отдельная вакансия или должность, согласие работника, кадровое оформление, условия оплаты и режим работы. Если же человек просто ездит к клиентам на своей машине, это обычно не дает основания считать его водителем по совместительству".

Обычные поездки утром и вечером между домом и работой обычно не считаются служебным использованием личного автомобиля, если работник просто добирается до офиса, поясняет собеседник "РГ". Нормами Трудового кодекса компенсация связывается именно со служебными поездками и использованием машины в интересах работодателя. "Поэтому компенсация за ежедневный путь "дом - работа - дом" возможна только если это прямо предусмотрено договором, локальными актами или особенностями работы, но это уже отдельная договорная история", рассказывает собеседник "РГ".

Зато минимальной нормы по числу поездок нет. "В законе нет требования по количеству, - объясняет Елена Тимошенко. - Важнее, чтобы использование машины было в интересах работодателя и подтверждалось документами; в ряде случаев достаточно даже одной служебной поездки, если она была согласована и расходы понесены для работы. Но для регулярной ежемесячной компенсации обычно нужно показать систематическое использование автомобиля и закрепить это в соглашении". Иначе спор о размере и праве на выплату станет бесконечным.

Согласно нормам Трудового кодекса и разъяснениям практики, размер компенсации за использование личного автомобиля определяется соглашением сторон, а в документах работодателя обычно фиксируют порядок расчета. "Внутри компании компенсацию часто считают по фиксированной ежемесячной сумме или по формуле, зависящей от числа поездок, рабочих дней, пробега, ГСМ и амортизации", - сказала собеседник "РГ".

Еще важный момент: для налога на прибыль и УСН действуют лимиты учета расходов: с 2024 года они составляют 2400 руб. в месяц для авто до 2000 куб. см, 3000 руб. для авто свыше 2000 куб. см и 1200 руб. для мотоциклов. Эти лимиты не обязательны для самого расчета выплаты сотруднику. Работодатель вправе установить любую сумму по договоренности. Но в пределах лимита компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Сверх лимита: сумма превышения не учитывается в расходах при расчете налога на прибыль (а также УСН, ЕСХН). При этом для НДФЛ и страховых взносов лимит не действует - важна только документальная обоснованность.