При обнаружении двойной оплаты поставщику бухгалтеру необходимо зафиксировать переплату и решить вопрос о возврате или зачете денег. Об этом «Клерку» рассказал независимый финансовый директор, основатель Finspect Артём Высоцкий.

По словам эксперта, выявить ошибку можно в тот же день, если регулярно сверять реестр платежей с банковской выпиской. Без такой проверки двойную оплату иногда обнаруживают только спустя несколько месяцев.

Повторный платеж следует отразить как дебиторскую задолженность поставщика. Если компания хочет оставить деньги в счет будущих поставок, необходимо оформить письмо об изменении назначения платежа и получить подтверждение контрагента.

В таком случае у поставщика возникают обязательства по НДС с аванса, а у покупателя при соблюдении установленных условий может появиться право на вычет. При последующем возврате денег соответствующие операции по НДС потребуется скорректировать.

Если поставщик возвращает ошибочно перечисленную сумму, бухгалтер закрывает дебиторскую задолженность. При этом сама переплата не влияет на налог на прибыль, поскольку расхода у компании не возникает.

Если контрагент выставил закрывающие документы на двойную сумму, хотя фактически дополнительной поставки не было, подписывать их не следует. Эксперт рекомендует запросить исправленные документы.

Требование о возврате денег лучше направить поставщику сразу после обнаружения ошибки. По словам Высоцкого, с момента, когда контрагент узнал о необоснованном получении средств, на сумму переплаты могут начисляться проценты по статье 395 ГК РФ.

Если поставщик отказывается возвращать деньги, компания может направить претензию, а затем обратиться в суд с требованием о взыскании неосновательного обогащения. Эксперт рекомендует учитывать 30-дневный срок досудебного урегулирования и общий трехлетний срок исковой давности.

Высоцкий советует не затягивать с возвратом переплаты. Пока деньги остаются у контрагента, компания фактически лишается возможности ими пользоваться. Кроме того, возникает риск, что поставщик прекратит деятельность или не сможет вернуть задолженность.