Сдавать 6-НДФЛ за 9 месяцев нужно, если с января по сентябрь 2026 года была хоть одна выплата сотруднику или другому физлицу, облагаемая НДФЛ.

Например, в 2026 году работников у ИП нет, но в январе он один раз выплатил доход физлицу по договору ГПХ и с этой выплаты удержал НДФЛ. Отчет 6-НДФЛ нужно сдавать весь год — за 3 месяца, полугодие, 9 месяцев и год.

Если с января по сентябрь 2026 года не платили физлицам облагаемые доходы, 6-НДФЛ за 9 месяцев сдавать не нужно.

Если вы не сдаете 6-НДФЛ даже на законных основаниях, налоговая может о них не знать. Чтобы избежать вопросов и недоразумений, рекомендуем каждый квартал направлять в налоговую письмо с пояснением. Также можно сдать нулевой расчет 6-НДФЛ — налоговая обязана его принять (письмо ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928).

6-НДФЛ за 9 месяцев 2026 года нужно сдать до 26 октября — срок перенесен с 25 октября из-за выходного.

Если нарушить срок сдачи расчета:

• ИП или компанию оштрафуют на 1 000 ₽ за каждый полный и неполный просроченный месяц (п. 1.2 ст. 126 НК);

• штраф на ответственное должностное лицо — 300–500 ₽ (п. 1 ст. 15.6 КоАП);

• при опоздании от 20 рабочих дней налоговая может заблокировать счет (п. 3.2 ст. 76 НК).

Расчет 6-НДФЛ сдают в налоговую инспекцию:

• по месту жительства ИП;

• по месту нахождения компании;

• по месту нахождения обособленных подразделений — отдельный 6-НДФЛ на свой ОКТМО, включайте туда сотрудников и исполнителей по ГПД этого подразделения.

Если в 2026 году меняли адрес и налоговую инспекцию, начиная с квартала переезда и до конца 2026 года подавайте в новую ИФНС два расчета 6-НДФЛ (письмо 27.12.2016 № БС-4-11/25114@):

• В первом укажите прежний ОКТМО и показатели за период до даты смены налоговой.

• Во втором — новый ОКТМО и показатели за период после смены налоговой инспекции.

При этом в обоих расчетах указывайте новый КПП.

Отчетность за 9 месяцев сдают по форме, утвержденной приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в ред. от 09.01.2024. Порядок заполнения и электронный формат — в приложениях 2 и 3 к приказу.

В состав расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2026 года включите, титульный лист, разделы 1 и 2. Справки о доходах физлиц и НДФЛ из приложения 1 не заполняйте — их сдают только в составе годового 6-НДФЛ.

Если 10 и больше получателей дохода — 6-НДФЛ сдают только в электронном виде. Иначе штраф 200 рублей за каждый документ (ст. 119.1, п. 2 ст. 230 НК).

Если получателей дохода меньше 10 — 6-НДФЛ можно сдавать и на бумаге, и в электронном виде, как удобнее.

• ИНН — 10 знаков у компаний, и 12 у ИП. КПП — только у компаний. В незаполненных ячейках — прочерк.

• «Отчетный период (код)» для расчета за 9 месяцев — «33», год «2026».

• «Номер корректировки»: для первичного расчета «0--», для уточненных — «1--», «2--» и т. д.

• Наименование компании — как в уставе, ФИО ИП — как в паспорте.

• ОКТМО — территориальный код из 8 или 11 цифр, который соответствует месту нахождения компании или месту жительства ИП. По обособленным подразделениям указывайте код ОКТМО того муниципального образования, в котором они зарегистрированы.

• Если 6-НДФЛ подписал представитель, укажите реквизиты выданной ему доверенности и количество листов. Бумажную копию приложите к расчету, а если доверенность электронная, укажите ее GUID.

Здесь покажите налог, который подлежит уплате за 9 месяцев 2026 года, и излишне удержанный налог, который вернули физлицам в отчетном периоде.

Если налог относится к разным КБК, на каждый код бюджетной классификации, указанный в строке 010, заполняйте отдельный Раздел 1.

В строке 020 приводится общая сумма НДФЛ, удержанного в январе-сентябре 2026 года. Показатель должен соответствовать сумме строк 021–026 из 6-НДФЛ за I квартал, полугодие и 9 месяцев 2026 года.

В строках 021–026 суммы налога указывайте только за последние три месяца (июль – сентябрь 2026 года). При этом учтите, что для НДФЛ в каждом месяце предусмотрены следующие периоды удержания и сроки уплаты:

Строки 030–036 заполняйте, если в январе – сентябре 2026 года возвращали сотрудникам и другим физлицам НДФЛ, который ранее излишне удержали из их дохода:

• В строке 030 приводится общая сумма НДФЛ, возвращенного в январе – сентябре 2026 года. Показатель должен соответствовать сумме строк 031–036 из расчетов 6-НДФЛ за I квартал, полугодие и 9 месяцев 2026 года.

• В строках 031–036 указывайте только те суммы налога, которые вернули в последние три месяца (в июле – сентябре 2026 года), распределив по периодам удержания в соответствии со сроками уплаты:

В Разделе 2 приведите данные о доходах физлиц и НДФЛ, исчисленном, удержанном и возвращенном в январе – сентябре 2026 года.

В отличие от Раздела 1, в Разделе 2 все показатели отражайте нарастающим итогом, кроме строк 161–166 и 191–196.

В строке 100 укажите ставку, по которой исчислен налог, а в строке 105 — соответствующий КБК. На каждую комбинацию ставки НДФЛ и КБК заполняйте отдельный Раздел 2.

В строке 110 укажите, сколько физлиц получили от вас доходы в период с января по сентябрь 2026 года включительно. 

Если в 2026 году сотрудник уволился, но спустя некоторое время снова вернулся к вам на работу, учитывайте его как одного человека.

В строке 111 выделите из строки 110 число ВКС (высококвалифицированных специалистов), получавших доходы по трудовым и гражданско-правовым договорам на оказание услуг или выполнение работ.

В строке 120 укажите сумму полученных физлицами доходов без уменьшения их на предоставленные налоговые вычеты. Это только те доходы, которые вы действительно выплатили в январе – сентябре 2026 года. Не нужно включать сюда начисленные, но не выплаченные на конец периода зарплату и другие выплаты, а также доходы, которые полностью освобождены от НДФЛ.

В строке 121 выделите из строки 120 сумму доходов, выплаченных ВКС.

В строке 130 покажите сумму примененных налоговых вычетов по НДФЛ.

В строке 131 рассчитайте налоговую базу: из показателя строки 120 (доход) нужно вычесть сумму примененных вычетов из строки 130.

В строке 140 исчислите сумму налога: строка 131 (база) х строка 100 (ставка).

По строке 140 допустима погрешность. Она может составить до 6 рублей в большую или меньшую сторону на каждое физлицо, а ее размер определяется по формуле: Строка 110 х 1 руб. х 6.

В строке 141 из строки 140 выделите сумму НДФЛ, исчисленную с доходов ВКС.

В строке 150 отразите общую сумму фиксированных авансовых платежей, принятых в уменьшение налога с начала года, если у вас работают иностранные сотрудники.

В строке 155 отразите налог на прибыль, зачтенный при расчете НДФЛ с дивидендов физлиц — резидентов, в соответствии с п. 3.1 ст. 214 НК (если ваша компания получала дивиденды от других организаций и выплачивала дивиденды физлицам). 

В строку 156 внесите сумму налога с дивидендов от иностранных источников, исчисленного и уплаченного в государстве, с которым у РФ есть соглашение об избежании двойного налогообложения.

В строку 160 внесите общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года. Показатель этой строки может отличаться от налога по строке 140, например, если НДФЛ рассчитали с дохода в натуральной форме, а удержать его нет возможности.

В строках 161–166 отразите налог, удержанный в июле – сентябре 2026 года, с распределением по периодам удержания.

В строке 170 укажите НДФЛ, который не сможете удержать с дохода физлица до 31 января 2027 года. Например, если бывшему сотруднику подарили вещь дороже 4 000 ₽ и других выплат ему уже не будет — этот налог отражается именно здесь.

В строке 180 покажите переплату по НДФЛ — налог, который излишне удержали в период с 1 января по 30 сентября 2026 года и на отчетную дату еще не вернули физлицам.

В строке 190 отразите общую сумму возвращенного НДФЛ в январе – сентябре 2026 года.

По строкам 191–196 отразите налог, который вернули в июле – сентябре 2026 года, в разбивке по периодам возврата.

Возврат НДФЛ физлицу. Если в отчетном периоде делали перерасчет налога и возвращали излишне удержанную сумму физлицу, в 6-НДФЛ это нужно отразить так (письмо ФНС от 05.06.2024 № ЗГ-2-11/8468):

• Если НДФЛ вернули в отчетном периоде, сумму возврата включите в строки 030 и 190, распределив суммы, возвращенные в последнем квартале, по строкам 031–036 и 191–196 соответственно.

• Если в отчетном периоде НДФЛ не вернули, сумму налога отразите по строке 180. В расчете за период, в котором вернете налог физлицу, сумму в строке 180 надо уменьшить на сумму возврата. Суммы удержанного налога в строках 160 и 020–026 уменьшать не надо.

Расхождение 6-НДФЛ и уведомлений по НДФЛ. С 1 сентября 2026 года работодателям разрешили подавать уведомления по НДФЛ досрочно — сразу за несколько будущих периодов. При этом может сложиться ситуация, когда сумма фактически удержанного налога будет не такой, как указано в уведомлении (например, по причине приема или увольнения работника, при выплате премии, не запланированной ранее). Что делать в таком случае:

• Если обнаружили, что сумма налога, отраженная в 6-НДФЛ, оказалась больше, чем в досрочном уведомлении, подайте за соответствующий период уточненное уведомление.

• Если сумма налога в досрочном уведомлении оказалась меньше, чем в 6-НДФЛ, уточненное уведомление можно не подавать — фактические начисления налоговая возьмет из расчета 6-НДФЛ, а переплату по налогу вернет на ЕНС.

Показатели 6-НДФЛ отразили не нарастающим итогом. Не забывайте, что данные только за последний квартал нужно отражать в строках 021–026, 031–036 Раздела 1 и в строках 161–166, 191–196 Раздела 2. Все остальные строки расчета заполняют нарастающим итогом с начала года, иначе налоговая база и сумма НДФЛ будут занижены.

Отразили в Разделе 2 доходы, которые начислили, но не выплатили в отчетном периоде. Включая доходы в расчет, ориентируйтесь на дату фактической выплаты, когда из нее удержали налог. Например, не нужно включать в строку 120 расчета за 9 месяцев сумму зарплаты, начисленную в сентябре, но выплаченную в начале октября. Если НДФЛ удержан при выплате зарплаты в четвертом квартале, сумму дохода и удержанного налога показывают в годовом расчете.

Отрицательная разница между доходами и вычетами. Сумма вычетов (строка 130) не может быть больше суммы доходов (строка 120). Если возникло такое несоответствие, убедитесь, что не включили в строку 130 лишние суммы, а в строке 120 учли все доходы, облагаемые НДФЛ.

В строке 170 отражен налог, который удержали позднее. В этой строке указывают только тот НДФЛ, который невозможно удержать до 31 января следующего года из-за отсутствия денежных выплат. Например, подарки дороже 4 000 ₽ физлицам без других доходов от организации. Если налог получится удержать позже — в эту строку его не вносят.

Перед сдачей 6-НДФЛ за 9 месяцев 2026 года проверьте отчет по контрольным соотношениям и исправьте ошибки. Актуальные правила утверждены приказом ФНС от 29.02.2024 № ЕД-7-3/164@ и приведены в письме ФНС от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@ (ред. от 05.04.2024).

Если в уже сданном 6-НДФЛ нашли ошибку или не хватает данных — сразу подайте уточненный расчет за тот же период. Если успеете до того, как это заметит налоговая, штрафа по ст. 126.1 НК не будет. 

Если в первичном расчете неправильно указали КПП или ОКТМО, придется подать одновременно два уточненных расчета (письмо ФНС от 12.08.2016 № ГД-4-11/14722):

• Первый расчет с номером корректировки «1--» — чтобы ИФНС аннулировала данные из первичного 6-НДФЛ. В нем заполните титульный лист и повторите ошибочный КПП или ОКТМО как в первичном расчете, а вместо показателей в Разделах 1 и 2 проставьте нули.

• Второй расчет с номером корректировки «0--» — нужен для внесения верных данных. Укажите в нем правильные КПП и ОКТМО, а показатели в Разделах 1 и 2 перенесите из первичного 6-НДФЛ.

У ИП Кошкина М.М. по трудовому договору работает 1 сотрудник. С начала года работнику предоставляли стандартный вычет на ребенка в сумме 1 400 рублей в месяц.

В январе – сентябре 2026 года работнику выплатили следующие доходы, с которых удержан НДФЛ:

Расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев 2026 года:

• Используйте актуальную форму расчета 6-НДФЛ. 

• В расчет за 9 месяцев включайте данные за период с 1 января по 30 сентября 2026 года.

• Заполняйте расчет нарастающим итогом с начала года, кроме строк, в которых приводятся данные за три последних месяца (июль, август, сентябрь).

• Зарплату за вторую половину сентября включайте в расчет за 9 месяцев, только если она выплачена в сентябре. Начисленные, но не выплаченные в отчетном периоде суммы доходов, а также доходы, полностью освобожденные от НДФЛ (например, суточные в пределах лимита), в расчет не включайте. 

• Заполненный 6-НДФЛ проверьте по контрольным соотношениям. Если  проверка выявит нарушения, исправьте их и только после этого отправляйте расчет в ИФНС.

Читайте также:

• Топ-6 ошибок бухгалтера при расчете больничных 2026-2027 и как их избежать

• Досрочное уведомление по НДФЛ и взносам с 1 сентября 2026 года: пример с образцом и особенности

• Блокировка счета по 115-ФЗ: что делать бухгалтеру и как заплатить налоги

Реклама. АО «Точка» ИНН 9705120864 , ООО «Банк Точка» ИНН 9721194461. 18+, erid: 2W5zFGRViqX