Проверка контрагентов для главбуха: регламент, досье контрагента и чек-лист перед оплатой

Дата публикации: 17-08-2026 13:44:20

Как главбуху проверить контрагента и подтвердить должную осмотрительность? Разбираем трехуровневую систему проверки, состав досье, факторы риска, частые ошибки и чек-лист перед оплатой. Практический алгоритм, который можно закрепить во внутреннем регламенте компании.

Основное содержимое страницы с новостью.

Еще несколько лет назад во многих компаниях проверка контрагентов для главбуха ограничивалась получением выписки из ЕГРЮЛ. Сегодня этого уже недостаточно. Судебная практика показывает, что при налоговых спорах оценивается не наличие одного документа, а совокупность действий по выбору делового партнера — выполнение принципа должной осмотрительности. 

В этой статье разберем, как организовать проверку контрагентов для главбуха, какие документы стоит сохранить в досье контрагента и как составить регламент проверки контрагента даже в маленькой компании, где почти всегда эту работу приходится выполнять бухгалтерии.

Почему главный бухгалтер должен проверять контрагентов

В законодательстве нет нормы, которая обязывала бы главного бухгалтера или просто бухгалтера изучать подрядчиков. Но на практике проверка контрагентов для главбуха часто становится либо должностной обязанностью, либо по умолчанию все ждут этого от бухгалтера. 

Бухгалтерия отвечает за хозяйственные операции — ей чаще других специалистов приходится оценивать подрядчика еще до проведения платежей из‑за рисков по учету и статье 54.1 НК РФ. Поэтому регламент проверки контрагентов желательно закрепить в локальных документах даже маленькой компании. Так вы будете четко понимать, какие параметры и кто из сотрудников должен проверять, в каком объеме и с какой периодичностью.

В крупных организациях матрица ответственности при мониторинге контрагентов может включать несколько специалистов или подразделений:

Три уровня глубины проверки контрагента

Не все контрагенты и договоры требуют одинаковой глубины проверки. Одно дело — разовая закупка канцелярии на 15 тыс. рублей. Другое — подрядчик на 18 млн рублей с авансом 70%. Проверка контрагентов для главбуха станет гораздо удобнее, если использовать трехуровневую модель проверки в зависимости от риска сделки. Модель может стать основой для разработки регламента проверки контрагента в вашей компании. И обязательно сохраняйте  результаты каждой проверки с датами — это необходимо для подтверждения должной осмотрительности.

Первый уровень — базовая проверка

Такой порядок проверки контрагентов подходит для небольших сделок до 1 млн рублей: типовые, разовые или мелкие хозяйственные покупки, например, канцелярия, услуги для офиса. Главное убедиться, что организация существует, действует и может законно заключать договор. 

В сервисах «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде» и «Прозрачный бизнес» бухгалтеру достаточно проверить:

• регистрацию компании и действующий статус в ЕГРЮЛ или ЕГРИП (нет ли записей о ликвидации, реорганизации или предстоящем исключении из реестра);

• соответствие ОКВЭД предмету договора, так как их несоответствие реальной деятельности — может стать основанием для претензий по экономической обоснованности расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ);

• юридический адрес на предмет массовости.

Далее нужно:

• убедиться, что руководителя нет в «Реестре дисквалифицированных лиц» ФНС, а также отсутствуют признаки «массового директора» — посмотреть в «Прозрачном бизнесе»;

• проверить контрагента на признаки фирмы-однодневки (недавняя регистрация, нулевая отчетность при крупных оборотах и пр.) — в «Прозрачном бизнесе» и ГИР БО (Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности); 

• сверить банковские реквизиты, указанные в договоре, счете и карточке предприятия.

  Второй уровень — расширенная проверка

  Если сумма договора существенная — 1-10 млн рублей, а также перед началом долгосрочного сотрудничества перечень документов для проверки контрагента увеличивается. Дополнительно к базовому списку проверьте:

  • бухгалтерскую отчетность и динамику финансовых показателей за 2–3 года в ГИР БО;

  • финансовую устойчивость (долговая нагрузка, ликвидность, наличие убытков) — на основе данных из ГИР БО проведите горизонтальный и коэффициентный анализ (коэффициенты текущей ликвидности, автономии, финансовой зависимости);

  • судебную историю в Картотеке арбитражных дел — ищите по ИНН, ОГРН или наименованию, обращайте внимание на роль контрагента (истец/ответчик), суммы исков и динамику дел;

  • исполнительные производства в банке данных ФССП — поиск по ИНН организации покажет активные производства, суммы требований и статус;

  • лицензии в случае лицензируемых видов деятельности — Федресурс (однако размещение информации тут добровольное для компаний) или реестры профильных ведомств (Росздравнадзор, Рособрнадзор и пр.);

  • наличие профильного персонала и материальных ресурсов для выполнения обязательств — запросите у контрагента подтверждающие документы (штатное расписание, акты инвентаризации, договоры аренды, трудовые договоры и пр.);

  • опыт аналогичных контрактов — запросите у контрагента референс-лист и отзывы, участие в госзакупках можно проверить в ЕИС — анализируйте исполнение и штрафы;

  • изменения в компании за последние 2-3 года (юридические по сведениям из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, финансовые — из ГИР БО).

  Именно такая расширенная проверка контрагентов для главбуха чаще всего оптимальна в сделках малого и среднего бизнеса, когда компании важно собрать пакет документов, подтверждающих выполнение требования должной осмотрительности.

  Третий уровень — усиленная проверка

  Для наиболее крупных и рискованных сделок свыше 10 млн рублей, длительных контрактов, уникальных поставщиков, а также при наличии тревожных признаков у контрагента дополнительно к двум предыдущим уровням нужно: 

  • подготовить письменное обоснование выбора именно этого поставщика;

  • сравнить цену с рыночными предложениями;

  • провести личную или видеовстречу;

  • проверить цепочку исполнения договора — будут ли субподрядчики и соисполнители, если да — запросить у контрагента информацию о них (репутация, ресурсы) и оценить риски на каждом звене цепочки;

  • письменно согласовать сделку с юристом и руководителем;

  • предусмотреть дополнительные гарантии в договоре (обеспечение исполнения, поэтапная оплата, штрафы, страхование);

  • подключить автоматический мониторинг изменений (новые судебные дела, исполнительные производства, сообщения о банкротстве) для долгосрочных контрактов.

Именно такой подход обычно применяется в налоговых проверках наиболее крупных сделок, когда налоговая инспекция оценивает, действительно ли компания проявила должную осмотрительность. 

Данные из реестров можно искать разрозненно, переключаясь между сайтами, или воспользоваться сервисами автоматизированной проверки контрагентов для главбуха. Они собирают в одной карточке компании данные из множества источников (ЕГРЮЛ, ФССП, Федресурс и др.), что сильно экономит время. Например, в сервисе МОБИЗ можно проверить контрагента бесплатно всего за пару минут. Для этого достаточно ввести ИНН — сервис выдаст информацию о компании или ИП из основных государственных реестров. Удобно для аналитики — сразу в одной карточке видно почти всю картину.

Матрица факторов риска для главного бухгалтера

Чтобы проверка контрагентов бухгалтерией была не просто формальной процедурой, удобно использовать простую матрицу принятия решений:

Подробнее о том, как принимать решения на основе выявленных факторов риска, можно прочитать в статье Алгоритм проверки контрагента для бухгалтера: что проверять и как принимать решения.

Почему разовой проверки недостаточно

Как часто проверять контрагентов? Распространенная ошибка — считать, что если нового поставщика изучили перед заключением первого договора, то этого достаточно. На практике риски могут появиться в процессе сотрудничества. Например, за несколько месяцев могут произойти:

●      смена директора;

●      изменение юридического адреса;

●      изменение банковских реквизитов;

●      начало ликвидации;

●      публикация намерения кредитора обратиться в суд с заявлением о банкротстве;

●      возбуждение новых исполнительных производств;

●      появление крупных судебных споров;

●      прекращение действия лицензии;

●      ухудшение финансовых показателей.

Поэтому проверка действующих контрагентов — это не менее важная часть процесса, чем первичная проверка.

Для постоянных поставщиков обычно рекомендуют проводить повторную проверку:

●      не реже одного раза в год;

●      перед крупными авансами;

●      перед существенным увеличением суммы договора;

●      при смене директора;

●      при изменении банковских реквизитов;

●      при появлении информации о судебных разбирательствах или банкротстве.

Если контрагентов много, вручную отслеживать изменения неудобно. В такой ситуации помогают сервисы мониторинга контрагентов, которые автоматически уведомляют об изменениях в государственных реестрах, новых судебных делах, исполнительных производствах, сообщениях о банкротстве.

Что сохранить в досье контрагента

Одна из самых распространенных ошибок проверки контрагента бухгалтером — сделать вывод, что все в порядке, и... ничего не сохранить. А когда начнется налоговая проверка, никто уже не вспомнит, какие сведения изучались и почему был выбран именно этот поставщик. Поэтому важно не только провести проверку, но и сформировать досье контрагента, которое будет доказывать проявление должной осмотрительности.

Однако ни законодательство, ни ФНС не устанавливают обязательный перечень такого досье. Компания вправе определить его самостоятельно и закрепить во внутреннем регламенте проверки контрагентов.

Что можно включить в досье контрагента 

1. Заявка инициатора сделки с коммерческим обоснованием выбора именно этого контрагента:

●      подразделение-инициатор, ответственный сотрудник;

●      предмет закупки;

●      сумма контракта и условия оплаты;

●      сроки исполнения и условия поставки;

●      цена относительно среднерыночной;

●      специализация и необходимые мощности;

●      удобное расположение, логистика;

●      нужные лицензии;

●      успешный опыт аналогичных проектов.

2. Результаты проверки контрагента бухгалтером:

●      описание объема выполненной проверки с датами;

●      выписки и скриншоты из государственных реестров или сформированные отчеты с датами из сервисов автоматической проверки контрагентов;

●      пояснительные записки с обнаруженными факторами риска.

В автоматизированных сервисах проверки контрагентов результаты можно сразу сохранять в едином отчете, без переключения между разными сайтами реестров.

3. Документы, полученные от контрагента:

●      карточку предприятия;

●      устав (или необходимые разделы);

●      документы о назначении руководителя;

●      доверенности;

●      лицензии;

●      коммерческое предложение;

●      документы, подтверждающие наличие ресурсов (при необходимости).

4. Переписку с подрядчиком и пояснения по выявленным рискам

Иногда именно деловая переписка становится самым важным доказательством проявления должной осмотрительности при выборе контрагента. Например, если бухгалтер обнаружил недостоверный адрес, частую смену директора, убытки, исполнительные производства, то следует запросить письменное пояснение до заключения договора. И уже на основе ответов делать выводы.

5. Лист выявленных рисков

Очень удобный локальный документ, который редко встречается на практике. Можно включить в досье контрагента в виде небольшой таблицы:

Такой документ отлично показывает, что компания не игнорировала найденные обстоятельства, а анализировала их.

6. Решение о допуске к сделке

После завершения проверки контрагентов для главбуха желательно в пояснительной записке зафиксировать итог с решением. Например:

«Проверка завершена. Существенных препятствий для заключения договора не выявлено».

или

«Выявлены такие-то факторы риска. Сделка согласована при условии уменьшения размера аванса и предоставления банковской гарантии».

Такое решение тоже стоит приложить к документам для проверки контрагента.

7. Документы по исполнению договора

После начала сотрудничества желательно продолжать вести досье контрагента. Туда могут войти:

●      подписанный договор;

●      счета;

●      акты;

●      накладные;

●      платежные документы;

●      переписку по исполнению обязательств.

Это помогает подтвердить реальность хозяйственных операций.

8. Материалы повторных проверок

Если сотрудничество длительное, в досье контрагента стоит сохранять результаты повторных проверок перед подписанием новых договоров и допсоглашений, а также перед крупными выплатами. Нужно фиксировать все изменения, например:

●      смену директора;

●      новый юридический адрес;

●      новые лицензии;

●      сведения о судебных делах;

●      изменения финансовых показателей.

Практический совет. Если компания регулярно работает с большим количеством поставщиков, имеет смысл утвердить единый шаблон досье контрагента — чтобы оно упрощало работу бухгалтера и служило защитой при спорах с ФНС, а не просто лежало папкой.

Частые ошибки бухгалтерии при проверке контрагентов

Даже если в компании уделяют достаточное внимание выбору подрядчиков, без системного подхода и регламента проверки контрагентов возможны ошибки. Наиболее распространенные из них:

●      Проверять только наличие записи в ЕГРЮЛ/ЕГРИП — факт государственной регистрации ничего не говорит о благонадежности подрядчика;

●      Проводить только первичную проверку перед первой сделкой, упускать из виду важность ежегодного мониторинга контрагентов, с кем вы сотрудничаете на постоянной основе;

●      Не обновлять данные перед крупным авансом — за время между подписанием договора и оплатой у контрагента могут произойти значительные изменения, например, начаться процедура банкротства;

●      Не сохранять результаты каждой проверки в досье контрагента с фиксацией даты проверки — суды не считают результаты проверки задним числом доказательством проявления должной осмотрительности;

●      Не фиксировать во внутренних документах причины выбора поставщика;

●      Собирать документы для галочки, без анализа выявленных рисков и дальнейших выяснений — такого поверхностного досье контрагента может не хватить в суде для подтверждения проявления должной осмотрительности;

●      Оценивать только юридическое состояние контрагента, вне контекста предмета и суммы договора — отсутствие проблем в документации и перед законом не гарантирует способность подрядчика выполнить обязательства по вашей сделке;

●      Автоматически отказываться от сделки при обнаружении любого негативного признака в сведениях о подрядчике;

●      Возлагать всю проверку только на бухгалтера — в идеале в проверке контрагента должен дополнительно участвовать инициатор сделки и юрист.

Таким образом, главная цель проверки контрагентов для главбуха — не собрать максимальное количество документов и сделать отчет, а принять обоснованное решение о целесообразности и безопасности сотрудничества.

Чек-лист главбуха перед оплатой контрагента

Иногда между подписанием договора и оплатой проходит несколько недель или даже месяцев. За это время у контрагента могут появиться новые риски, поэтому желательно убедиться, что за время подготовки сделки ничего не изменилось. Перед платежом рекомендуется проверить:

1. реквизиты в счете совпадают с реквизитами договора;

2. договор подписан лицом, полномочия которого подтверждены;

3. компания продолжает действовать и не находится в процессе ликвидации либо исключения из ЕГРЮЛ;

4. после проверки не появились сообщения о банкротстве или иных существенных событиях;

5. лицензия (если требуется) продолжает действовать;

6. условия оплаты соответствуют договору;

7. документы предыдущего этапа сделки (акт, товарная накладная, спецификация и др.) получены;

8. сумма платежа не превышает внутренний лимит, требующий дополнительного согласования;

9. изменения в руководстве, адресе или банковских реквизитах проверены;

10. результаты повторной проверки сохранены в досье контрагента.

Если компания регулярно работает с крупными авансами, имеет смысл закрепить во внутреннем регламенте проверки контрагентов правило: перед каждым платежом бухгалтер проводит экспресс-проверку контрагента. Это занимает 5–10 минут, но позволяет вовремя обнаружить начало ликвидации, смену директора или публикацию сведений о банкротстве.

Реклама: АО «АЙТЕКСИЯ», ИНН 2310238590, erid: 2W5zFGoUNt9

Схожие новости

#	Наименование новости	Тональность	Информативность	Дата публикации
1	Сайт проверки контрагента: где искать официальные сведения	0	6.4	18-08-2026
2	Как доказать признание долга контрагентом, если нет акта сверки	0	7.01	12-08-2026
3	Контрагент не платит: пошаговый план взыскания долга для малого бизнеса	0	7.01	09-08-2026
4	Новостройка до брони: район, договор и реальные расходы	0	6.82	03-08-2026
5	Как оплатить корпоративные подписки из России: пошаговая инструкция	0	9.6	12-08-2026
6	Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера в 2026 году: образцы для всех ситуаций	0	5	01-07-2026
7	Как проверить, что поставщик передал коды маркировки в УПД, а не просто прислал номера: пошаговая инструкция для бизнеса	0	5.68	18-08-2026
8	Трудовая проверка в 2026 году: какие работодатели попадают в поле зрения ГИТ и как снизить риски	0	9.07	10-08-2026
9	Когда можно проводить досмотр работников	0	5	03-07-2026
10	Полномочия представителя без доверенности: как доказать право подписывать договор и сохранить сделку	0	5.06	13-08-2026

Классификация: Мнения. Схожих патентов: 0. Схожих новостей: 10. Тональность: 0. Информативность: 9.91. Источник: www.klerk.ru.