Обратите внимание:

• по какому отчету возник вопрос;

• за какой период;

• с чем ФНС сравнила зарплату;

• по всей компании или отдельным сотрудникам найдено отклонение;

• требует ли инспекция пояснения, документы или уточненный расчет;

• какой срок указан для ответа.

При выявлении ошибок или противоречий во время камеральной проверки пояснения обычно нужно представить в течение пяти рабочих дней. Это предусмотрено пунктом 3 статьи 88 НК РФ.

Если требование направлено по другому основанию, срок может отличаться.

Проверьте:

1. Какие выплаты вошли в расчет.

2. Верно ли указано количество работников.

3. Учтены ли сотрудники на неполной ставке.

4. Не попали ли в показатель уволенные или недавно принятые работники.

5. Совпадают ли данные 6-НДФЛ, РСВ и зарплатной программы.

6. Нет ли технической ошибки в отчетности.

Если ошибка действительно допущена, одного письма может быть недостаточно — потребуется корректирующий расчет.

Объективными причинами могут быть:

• неполное рабочее время;

• прием или увольнение в середине месяца;

• отпуск без сохранения зарплаты;

• временная нетрудоспособность;

• простой;

• сезонный характер работы;

• наличие большого количества младших должностей;

• совместительство;

• отсутствие премий в проверяемом периоде;

• фактически отработанное время меньше нормы;

• изменение численности или структуры компании.

Причина должна относиться к конкретным сотрудникам и подтверждаться документами.

Средняя зарплата ниже отраслевой сама по себе не доказывает выплату денег «в конверте». Но зарплата сотрудника, полностью отработавшего норму времени и выполнившего обязанности, не может быть ниже МРОТ. Это установлено статьей 133 ТК РФ.

В 2026 году федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля. В регионах также необходимо учитывать районные коэффициенты, надбавки и региональные соглашения.

В зависимости от причины к пояснению можно приложить:

• штатное расписание;

• трудовые договоры и дополнительные соглашения;

• табели учета рабочего времени;

• приказы о приеме и увольнении;

• приказы об установлении неполного рабочего времени;

• документы об отпусках;

• листки нетрудоспособности;

• расчет средней зарплаты;

• расчетные ведомости;

• положение об оплате труда;

• поясняющую таблицу по сотрудникам или категориям должностей.

Не отправляйте всю кадровую папку без разбора. Прикладывайте документы, которые подтверждают названные в ответе обстоятельства.

В ответ на требование № ___ от ___ сообщаем следующее.

Представленные компанией сведения в расчете [6-НДФЛ/РСВ] за ______ проверены.

Отклонение средней заработной платы от указанного в требовании показателя связано со следующими обстоятельствами:

1. ______ сотрудников работали на условиях неполного рабочего времени.

2. ______ сотрудников были приняты или уволены в течение отчетного периода.

3. ______ сотрудников находились в отпуске без сохранения заработной платы или отсутствовали по иным документально подтвержденным причинам.

4. В структуре штата преобладают должности ______, уровень оплаты по которым отличается от среднего показателя по укрупненному виду деятельности.

Заработная плата работников начислялась исходя из условий трудовых договоров и фактически отработанного времени. Выплаты, подлежащие обложению НДФЛ и страховыми взносами, отражены в отчетности полностью.

[Если применимо:] Заработная плата сотрудников, полностью отработавших норму рабочего времени и выполнивших трудовые обязанности, не ниже установленного МРОТ с учетом применимых коэффициентов и надбавок.

В подтверждение прилагаются:

1. ______.

2. ______.

3. ______.

Оставлять в письме неподтвержденные утверждения нельзя. Каждый пункт нужно адаптировать к реальной ситуации компании.

Передавайте нейросети только обезличенную таблицу без ФИО, СНИЛС, паспортных данных и банковских реквизитов.

Подготовь черновик ответа на требование ФНС о причинах отклонения средней заработной платы.

Используй только приведенные факты. Не придумывай причины и не утверждай, что нарушений нет.

Раздели ответ на четыре части:

• реквизиты требования;

• проверенные показатели;

• документально подтвержденные причины отклонения;

• перечень приложений.

Отдельно перечисли утверждения, для которых не хватает документов. Если исходные цифры противоречат друг другу, покажи расхождение и не исправляй его самостоятельно.

ИИ поможет собрать понятный черновик. Бухгалтер должен проверить расчеты, приложения и каждое утверждение перед отправкой.