Размер суточных коммерческая компания устанавливает самостоятельно — например, один для всех зарубежных поездок или отдельный для стран СНГ. Порядок и суммы выплат нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

При этом НДФЛ и страховыми взносами не облагаются суточные в пределах:

• 700 рублей за каждый день командировки по России;

• 2 500 рублей за каждый день зарубежной командировки.

Если компания платит больше, с превышения нужно начислить НДФЛ и страховые взносы.

Например, компания установила заграничные суточные в размере 3 000 рублей. Сотруднику выплатят всю сумму, но 500 рублей за каждый зарубежный день попадут под налогообложение.

При расчете действует два основных правила:

• день пересечения границы при выезде из России оплачивают по заграничной норме;

• день возвращения в Россию — по российской.

Обычно даты пересечения границы подтверждают отметками пограничных органов в загранпаспорте. Но в некоторых странах СНГ таких отметок может не быть. Тогда дату пересечения границы определяют по проездным документам — например, билетам или маршрутным квитанциям.

Если по билету нельзя определить день пересечения границы, запросите подтверждающую справку у перевозчика.

Сотрудник отправился из Москвы 12 августа. Поезд пересек границу с Беларусью после полуночи, 13 августа. Обратно сотрудник выехал 15 августа и пересек российскую границу 16 августа.

Суточные нужно рассчитать так:

• 12 августа — по российской норме;

• 13–15 августа — по заграничной;

• 16 августа — по российской.

Поскольку отметок в паспорте не будет, к авансовому отчету нужно приложить билет. Если по нему нельзя определить день пересечения границы, понадобится расписание поезда или подтверждение перевозчика.

Правила расчета суточных для этих направлений одинаковые, но комплект подтверждающих документов может отличаться.

Перед поездкой также нужно проверить актуальные правила въезда и регистрации. Они могут меняться и зависят от продолжительности командировки и выбранного маршрута.

Сотрудник вылетел из Москвы в Алматы 10 сентября и вернулся 13 сентября. В компании установлены суточные:

• 1 000 рублей по России;

• 3 000 рублей за границей.

Дни с 10 по 12 сентября оплачивают по заграничной норме, а 13 сентября — по российской:

• 3 000 × 3 дня = 9 000 рублей;

• 1 000 × 1 день = 1 000 рублей.

Всего сотруднику положено 10 000 рублей суточных.

Необлагаемый лимит составляет:

• 2 500 × 3 дня = 7 500 рублей;

• 700 × 1 день = 700 рублей.

Следовательно, НДФЛ и страховыми взносами облагается 1 800 рублей.

После возвращения сотрудник должен приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие расходы:

• билеты и посадочные талоны;

• документы из гостиницы;

• чеки за проезд и другие согласованные услуги;

• банковскую выписку при оплате картой;

• справку или чек об обмене валюты, если сотрудник менял наличные.

Первичный документ, составленный на иностранном языке, должен иметь построчный перевод на русский по правилам ФСБУ 27/2021. Обращаться к нотариусу необязательно: перевод может выполнить профессиональный переводчик или сотрудник компании, владеющий нужным языком.

Если документ содержит сведения и на местном, и на русском языке, повторно переводить русскоязычную часть не нужно.

Убедитесь, что:

• поездка оформлена как заграничная;

• даты пересечения границы подтверждены паспортом или проездными документами;

• день выезда оплачен по заграничной норме, а день возвращения — по российской;

• расходы в местной валюте пересчитаны в рубли;

• к отчету приложены билеты, документы из гостиницы и чеки;

• документы на иностранном языке переведены на русский;

• с превышения необлагаемых лимитов начислены НДФЛ и страховые взносы.

Такой порядок поможет правильно рассчитать выплаты сотруднику и сохранить командировочные расходы при налоговой проверке.

Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFFxhrMf